Quelle autorisation est requise pour devenir un organisme de supervision ?

Qu'est-ce qu'un organisme de tutelle ?

Une organisation d'encadrement est une organisation à but non lucratif qui accepte des stagiaires techniques étrangers au Japon et gère leur emploi.
Au 2022 août 8, 8 3,587 organisations étaient en activité.
Afin de mener des affaires, il est nécessaire d'obtenir l'autorisation du ministre compétent en tant qu'organisme de supervision, de sorte que seules les organisations qui ont passé un examen rigoureux peuvent fonctionner.

De plus, les organismes de supervision sont globalement divisés en deux types :

Activité de supervision spécifiée: Peut superviser les stages pratiques n°1 et n°2
Activité de supervision générale: Capable d'encadrer les formations n°1, n°2 et n°3

Chaque groupe commence par un groupe spécifique.
Une fois qu’une organisation de supervision a accumulé une expérience sur de nombreuses années et est reconnue comme répondant à d’excellentes normes, elle recevra l’autorisation d’exercer des activités de supervision générale.

Veuillez garder à l’esprit qu’il est facile de mal comprendre que le général vaut mieux que le spécifique.
En d’autres termes, on peut dire que les organisations de contrôle général ont à la fois une expérience et une crédibilité.

En outre, étant donné qu'il existe des motifs d'exclusion pour l'examen des autorisations des organismes de surveillance, même une fois qu'un organisme de contrôle devient un organisme de contrôle, il est constamment vérifié.

Conditions requises pour devenir un organisme de contrôle

Pour devenir un organisme de supervision, vous devez répondre aux exigences.
Les cinq exigences sont les suivantes :

● Être une entreprise qui ne vise pas le profit.
● Avoir la capacité de mener correctement ses affaires.
● Posséder une base financière permettant d'exercer de manière saine les activités de gestion.
● Respecter les mesures pour gérer correctement les informations personnelles.
● Mettre en place des mesures pour les administrateurs externes ou les audits externes.

En tant qu’organisation à but non lucratif, il est naturel que nous ne cherchions pas à faire du profit.
Les quatre autres exigences sont toutes des choses qui doivent être respectées lors de la conduite des affaires.

L’organisme de supervision qui supervise les stagiaires techniques est également un organisme qui supervise les renseignements personnels. Ce point est clairement pris en compte.
Si vous remplissez ces conditions, demandez l'autorisation au ministre compétent.

Documents requis pour la demande d'autorisation d'organisme de supervision

Pour devenir organisme de tutelle, vous devez en faire la demande auprès du ministre compétent.
Les candidatures doivent être déposées au siège de l’Organisation pour la formation des stagiaires techniques (listé ci-dessous).

108-0022
LOOP-X3ème étage, 9-15-3 Kaigan, Minato-ku, Tokyo
Organisation pour la formation des stagiaires techniques étrangers Siège social Bureau Département de formation des stagiaires techniques Division des examens
Téléphone : 03-6712-1023

À l’heure actuelle, il est important de noter que même si vous envisagez de créer une entreprise à Hokkaido ou à Okinawa, la destination de la candidature estSiège social uniquementC'est le but

Il existe environ 40 types de documents requis pour postuler.
De plus, les points suivants doivent être respectés concernant le document :

● Un original et un duplicata (copie) du formulaire de candidature et des documents joints sont requis.
● Imprimer sur une face du papier A4 en principe (les deux faces ne sont pas possibles)
S'il y a des informations incomplètes, il est nécessaire d'apporter (courrier) plusieurs fois.

Rien qu'en le regardant, vous pouvez voir que c'est un peu compliqué.
Sur la base de ce qui précède, rassemblez les documents suivants.

Formulaire de demande d'autorisation d'organisation de supervision
Plan d'affaires de la supervision
Mémoire du demandeur
Liste des membres de l'association, des membres, etc.
Certificat d'enregistrement
Copie des statuts ou acte de donation
Copie du permis au titre de l'article 34, paragraphe 1, de la loi sur la sécurité de l'emploi des gens de mer
Copies des bilans des deux derniers exercices financiers
Copies des états de revenus et de dépenses des deux derniers exercices économiques
Copies des déclarations de revenus des sociétés des deux derniers exercices fiscaux
Attestation de paiement de l’impôt sur les sociétés des deux derniers exercices
Documents indiquant le montant en espèces/dépôt, comme une copie d'un livret bancaire
Certificat d'immatriculation immobilière relatif à l'immeuble du bureau de gestion
Une copie du contrat de bail immobilier du bureau de gestion
Plan d'étage du bâtiment/Plan du bureau de direction
Photos des bâtiments et des bureaux de direction
Copie du règlement concernant la bonne gestion des renseignements personnels
Schéma du système organisationnel de l'organisation de supervision
Une copie du règlement relatif au fonctionnement des affaires de l'organisme de tutelle
Serment écrit du demandeur
Copie de la carte de résident du fonctionnaire
curriculum vitae de direction
Copie du dossier de résidence du superviseur
Copie de la carte d'assurance telle que l'assurance maladie
CV du superviseur
Une copie de l'attestation de participation à la formation de superviseur de direction
Formulaire de consentement à la nomination et serment écrit du gérant
Mémoire de l'auditeur externe
Copies des certificats de présence des auditeurs externes et des dirigeants externes désignés
Formulaire de consentement à la nomination de l’auditeur externe et serment
Formulaire de consentement à la nomination et serment écrit du responsable externe désigné
Aperçu de l'organisation d'envoi étrangère
Une copie du certificat délivré par l'organisme d'envoi certifié par le gouvernement étranger
Une copie du contrat entre l'organisme d'encadrement et l'organisme d'envoi étranger relatif à la médiation des candidatures à une formation de stagiaire technique en groupe
Documents certifiant que l'organisation d'envoi a été enregistrée dans un pays étranger (*)
Documents qui clarifient les lois et réglementations liées au programme de formation des stagiaires techniques dans le pays d'envoi (*)
Documents démontrant que l'organisation d'envoi étrangère a la capacité de mener légalement des activités liées à la formation de stagiaires techniques conformément aux lois et réglementations liées au système de formation de stagiaires techniques dans le pays d'origine (*)
Serment écrit de l'organisation étrangère d'envoi (*)
Lettre de recommandation d'un organisme d'envoi étranger (*)
Relevé des dépenses encaissées par l'organisme étranger d'envoi (*)
CV de stagiaire technique création de plan de formation instructeur (*)

*Si l'organisation d'envoi étrangère est une organisation d'envoi certifiée par le gouvernement étranger, il n'est pas nécessaire de la soumettre.
faire référence à:Documents et liste à soumettre concernant la demande de renouvellement de la période de validité de la licence de l'organisme de tutelle de l'organisme de formation des stagiaires techniques étrangers

J'ai besoin de tant de documents.
Veuillez noter que s’il y a des lacunes, l’examen sera retardé car vous devrez récupérer les documents.

Sélection stricte par l'organisme de formation des stagiaires techniques étrangers

La demande d'organisme de tutelle ne se termine pas par la présentation des documents.

Les documents soumis seront examinés par l'Organisation japonaise de formation des stagiaires techniques.
Dans ce cas, non seulement l'examen du document de cohérence mais aussi la supervision de l'organisme de surveillance.Visitez le bureauIl y a des moments où vous serez critiqué en détail.
Le bureau sera vérifié en détail, notamment pour savoir si l'entreprise est équipée de casiers avec serrures, nécessaires à la gestion des informations personnelles.

S'il y a des lacunes dans la vérification ou l'inspection des documents, l'autorisation ne sera pas accordée, les locaux de l'entreprise doivent donc également être maintenus en bon état.

Date d'expiration de l'autorisation de l'organisme de supervision

Une fois que vous avez obtenu l’autorisation d’un organisme de contrôle, cela ne signifie pas que vous pouvez l’utiliser pour toujours.Date d'expirationest défini.
Comme mentionné précédemment, il existe deux types d'organismes de supervision, chacun avec une date d'expiration différente.

-	① Première fois	② Renouvellement (avec d'excellentes capacités et antécédents)	③ Mise à jour (autre que ②)
Organisation de supervision spécifique	3 年	5 年	3 年
Organisation de la supervision générale	5 年	7 年	5 年

Étant donné que chacun commence par un organisme de tutelle spécifique, celui-ci expirera au bout de trois ans.
De plus, même si vous devenez un organisme de surveillance générale, vous devez être prudent car vous pourriez faire l'objet d'ordonnances d'amélioration ou d'ordonnances de suspension d'activité.

Auditeur externe de l'organisme de supervision

Un auditeur externe d'une organisation de supervision est une personne désignée par l'organisation de supervision pour effectuer un audit depuis l'extérieur de l'entreprise afin de garantir que les opérations telles que les audits des responsables de la mise en œuvre de la formation sont effectuées de manière appropriée.
Les auditeurs externes ont des exigences strictes et doivent :

Avoir suivi une formation au cours des 3 dernières années
Ne relève d’aucun des éléments suivants
1. ① Les responsables de la formation pratique soumis à un encadrement de formation et leurs dirigeants ou employés actuels au cours des cinq dernières années.
2. ② Dirigeants ou employés actuels du maître d'œuvre de la formation qui ont géré la formation au cours des 5 dernières années
3. ③ Conjoint ou parent au deuxième degré de ①②
4. ④ Membres de l'organisation de supervision et dirigeants ou employés actuels au cours des cinq dernières années
5. ⑤ Former les responsables de la mise en œuvre autres que ceux sous l'égide ou leurs dirigeants et employés
6. ⑥ Dirigeants et employés d'autres organisations de supervision
7. ⑦ Dirigeants ou employés actuels d'une organisation d'envoi étrangère qui agit comme intermédiaire pour une organisation de supervision, ou qui l'ont été depuis moins de cinq ans
Une personne qui ne répond à aucun des motifs de disqualification de la licence de l'organisme de supervision.
Les personnes qui n'ont commis aucun acte répréhensible concernant la formation de stagiaires techniques dans le passé

L'auditeur externe doit faire ce qui suit au moins une fois tous les trois mois :

● Recevoir des rapports sur l'état d'exécution des activités, tels que des audits des dirigeants et gestionnaires responsables.
● Vérifiez l'équipement et consultez les livres et documents dans chaque bureau de l'organisation de supervision.
● Créez un document indiquant les deux résultats ci-dessus et soumettez-le à l'organisation de supervision.

En plus de cela, vous devez accompagner l'organisme de contrôle dans chaque bureau au moins une fois par an pour vérifier, préparer et soumettre un document contenant les résultats à l'organisme de contrôle.

Actions disciplinaires à l'encontre des organismes de contrôle

Les organismes d'encadrement ont pour but d'encadrer des stagiaires techniques, donc s'ils ne le font pas, ils seront naturellement sanctionnés.
Il s'agit d'une disposition d'entreprise en vertu de la Loi sur la formation des stagiaires techniques.

Le ministre de la Justice et le ministre de la Santé, du Travail et de la Prévoyance sociale, qui sont les ministres compétents, sont chargés de recueillir les rapports, d'ordonner le dépôt ou la présentation des livres et documents, de les ordonner de comparaître, de poser des questions ou d'autoriser l'exécution de les inspections sur place sont autorisées.
Les contrôles sur place effectués par le ministre compétent sont passibles de lourdes sanctions, et si vous refusez de consentir au rapport ou donnez de fausses réponses, le plan de formation du stagiaire technique sera annulé.Annulation de la certificationNon seulement il y a une possibilité dePénalités(Vous serez passible d'une peine d'emprisonnement pouvant aller jusqu'à 6 mois ou d'une amende pouvant aller jusqu'à 30 XNUMX yens).

En outre, même dans le cas d'inspections sur place menées par l'Organisation japonaise de formation des stagiaires techniques, des mesures disciplinaires telles que la révocation de la certification du plan de formation des stagiaires techniques ne peuvent être prises que dans certains cas, notamment en cas de fausses réponses.
Dans ce cas, je tiens à vous avertir de ne pas améliorer uniquement les points signalés.
Il ne sera reconnu que lorsque des améliorations seront apportées, y compris la cause première.

La sanction la plus grave infligée à un organisme de supervision est la révocation de la certification.
Une fois la certification révoquée, le fait queNom de l'entreprise annoncéEn outre,Les nouveaux plans de formation des stagiaires techniques ne seront pas certifiés avant 5 ans..

Cours requis lors de la demande d'autorisation

Le Programme de formation des stagiaires techniques à l'étranger stipule que les stagiaires doivent suivre un cours de formation.
Par conséquent, les gestionnaires, les agents externes désignés/auditeurs externes et les responsables de la formation technique stagiaire des organismes de supervision doivent suivre une formation une fois tous les trois ans.
Ce cours se déroulera pendant la période de cours déterminée et annoncée par le ministre compétent.
Ce qu’il faut garder à l’esprit, c’est que si les employés non ciblés suivent la formation tous les trois ans, l’organisation sera jugée comme une excellente organisation d’encadrement.

Le cours dure généralement environ 6 à 7 heures, bien que cela varie en fonction de la position de la personne qui suit le cours.
Le contenu du cours concerne tout ce qui concerne la formation technique.

・Agir sur la bonne mise en œuvre de la formation des stagiaires techniques et la protection des stagiaires techniques
・Loi sur le contrôle de l'immigration et la reconnaissance des réfugiés
・Lois et réglementations relatives au travail
・ Points à noter dans l'exécution des tâches en tant qu'organisation de supervision
・ Respect de la loi sur la formation des stagiaires techniques et promotion de conseils de recrutement équitables pour les personnes manipulant des informations personnelles
・Comment mettre en œuvre la formation technique des stagiaires
・Prévention des accidents du travail/réponse aux accidents du travail
・Comment gérer les stagiaires techniques, etc.

Le contenu du cours peut varier légèrement selon la position de l'étudiant.
Assurez-vous également de passer un test de compréhension à la fin.
Il y a une note de passage pour ce test de compréhension, et ceux qui échouent seront invités à repasser le test le même jour.
Veuillez noter que si vous échouez au nouveau test, aucune attestation de participation ne vous sera délivrée.

Il est important de soutenir directement les stagiaires techniques étrangers en suivant correctement le cours.

Si vous avez des questions sur l'organisme de tutelle, veuillez contacter Climb.
N'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par formulaire de demande !

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