Pour ceux qui souhaitent mettre en place un organisme de tutelle

Qu'est-ce qu'un organisme de tutelle ?

Organe de surveillanceEstAssociation à but non lucratif qui accueille des stagiaires techniques et apporte leurs activités et leur soutien à l'entreprise d'accueil.を指します.
En ce qui concerne le contenu de mon travail, je vérifierai et instruirai les éléments suivants après avoir reçu une demande de l'entreprise.

Jusqu'à l'acceptation: Démarches et entretien sur place
Après acceptation: Confirmer si l'entreprise dispense une formation technique appropriée

Notre travail ne s’arrête pas une fois que nous acceptons des stagiaires techniques étrangers ; nous continuons à les soutenir longtemps après leur acceptation.
Pour cette raison, nous devons souvent nous déplacer sur le terrain, et il est également nécessaire de collaborer avec des organismes d'envoi locaux.

Pour exercer une activité de contrôle, un organisme de contrôle doit obtenir l'autorisation du ministre compétent.
Il existe deux types de permis, qui sont définis comme suit.

Activité de supervision spécifiée: Formation Technique Interne N°1, N°2
Activité de supervision générale: Formation Technique Interne N°1, 2, 3

Les types de stagiaires techniques qui peuvent être acceptés diffèrent entre les stagiaires spécifiques et généraux.
je veux faire attention"Cela commence toujours par l'activité de supervision désignée."C'est le point.
Une organisation de supervision sans expérience ne peut pas soudainement devenir une entreprise de supervision générale.
Afin d'obtenir un permis pour une entreprise de surveillance générale, il est nécessaire de répondre à des normes élevées ainsi qu'à des réalisations, et le contenu du travail jusqu'à présent est remis en question.

Alors, quels sont les avantages d’une organisation de supervision ? Ceci sera expliqué dans la section suivante.

Avantages de la mise en place d'un organisme de supervision

Si vous envisagez de créer un organisme de surveillance, vous voudrez connaître les avantages.
Il y a trois avantages majeurs :

● Emploi légal et encadrement de stagiaires techniques
● Réduire les coûts de supervision
● Un soutien pour des compétences spécifiques est également possible

Examinons de plus près les avantages de chacun.

▼ Emploi légal et encadrement de stagiaires techniques

L'un des avantages de la création d'une organisation de supervision est queEmploi juridique et encadrement de stagiaires techniquesがあります.
Les éléments à garder à l’esprit lors de l’embauche de stagiaires techniques sont :Contrôle de l'immigrationやLoi sur la formation des stagiaires techniquesUne telle loi.
Cependant, il est très difficile d'employer des stagiaires techniques tout en respectant ces lois dans le travail quotidien, et il peut y avoir des cas où il est illégal de les traiter de la même manière que les Japonais.
Si une organisation de supervision est établie et que du personnel familiarisé avec la loi sur le contrôle de l'immigration et la formation technique des stagiaires est affecté, il sera plus facile d'embaucher et de superviser légalement des stagiaires techniques au sein de l'entreprise ou de l'entreprise qui sera membre du syndicat.

Même si une violation de la loi survient alors qu'elle est confiée à un organisme de contrôle,L’entreprise réceptrice sera soumise à des arrêtés d’amélioration et à des sanctions administratives.Une réponse fluide est donc possible.
À l'avenir, il est possible de continuer à embaucher des stagiaires techniques, de sorte que les avantages peuvent être considérés comme énormes à long terme.

▼ Réduction des coûts de supervision

stagiaire techniqueRéduire les coûts de supervisionC'est l'un des avantages de la mise en place d'un organisme de supervision.
Normalement, lorsqu'une entreprise d'accueil confie un travail de support à un organisme de tutelle, le montant moyen pour chaque stagiaire technique est deFrais de surveillance d'environ 3 XNUMX yensが必要となります.
C'est bien s'il ne s'agit que d'une seule personne, mais si le nombre passe à cinq ou dix personnes, les coûts de supervision à eux seuls seront prohibitifs.
Cependant, si vous créez votre propre organisation de supervision, vous pouvez réduire considérablement vos coûts de supervision.

Il existe différentes manières de réduire ce phénomène, mais un exemple consiste à percevoir des frais de gestion auprès des membres du syndicat en plus des cotisations syndicales.
À mesure que le nombre de syndiqués augmente, le montant collecté par personne diminue, on peut donc s'attendre à ce qu'il soit efficace s'il est mis en œuvre en même temps que des mesures visant à augmenter le nombre de syndiqués.

De cette manière, par rapport à l’externalisation, nous pouvons espérer réduire les coûts de supervision.

▼ Un accompagnement sur des compétences spécifiques est également possible

Lorsque vous établissez une organisation de supervision,Un soutien pour des compétences spécifiques est également possibleLe point est aussi l'un des mérites.
Toutefois, une demande distincte d'enregistrement en tant qu'organisme d'aide à l'enregistrement est requise..

Voir ci-dessous les différences entre stagiaires techniques et compétences spécifiques.

● Stagiaire technique stagiaire: Faire en sorte que des étrangers de pays en développement acquièrent des compétences grâce à une formation pratique sur place et travaillent en utilisant leurs compétences après leur retour au Japon (aux fins de contribution internationale).
● Compétences spécifiques: Combler la pénurie de main-d'œuvre des entreprises japonaises

Comme vous pouvez le constater, il existe une nette différence d’objectif.

Dans le passé, même si les stagiaires techniques voulaient rester au Japon après avoir terminé leur formation, le problème était qu'ils n'avaient pas les moyens de le faire.
pour l'améliorerCompétences spécifiquesa été nouvellement créé et il est désormais possible pour les stagiaires techniques d'obtenir des visas de résident permanent selon les conditions s'ils prennent les mesures appropriées.

De plus, le métier d'encadrement de la formation technique des stagiaires et le travail d'accompagnement de compétences spécifiques ayant beaucoup de points communs, il sera possible de les gérer en interne sans externalisation.
On peut donc dire que les avantages d’un soutien pour des compétences spécifiques sont très importants.

Conditions requises pour la création d'un organisme de contrôle

Tous les organes directeurs ne sont pas autorisés.
Comme mentionné précédemment, l'autorisation doit être obtenue auprès du ministre compétent.

Pour obtenir l'autorisation en tant qu'organe directeur, les conditions suivantes doivent être remplies.

・ Être une société à but non lucratif
・ Avoir la capacité de mener des affaires correctement
・ Avoir une base financière qui peut mener à bien l'activité de supervision
・ Prendre des mesures pour gérer correctement les informations personnelles
・ Mettre en œuvre des mesures pour les agents externes ou les audits externes
・Le candidat doit avoir conclu un contrat concernant l'agence de stagiaires techniques avec un organisme d'envoi étranger qui répond aux critères.
・ Lors de la troisième formation technique de stagiaire, celle-ci doit répondre aux excellentes exigences.
・ Avoir la capacité de mener à bien l'activité de supervision

Il est important de noter que même si vous remplissez ces conditions,forces antisocialesやtricherieCeux qui l'ont fait peuvent être exclus au stade de l'autorisation.
Avec ce qui précède à l'esprit, préparez les documents nécessaires à l'établissement.

Documents requis pour établir un organisme de supervision

Il existe un grand nombre de documents requis pour établir un organisme de supervision.

1. Liste des documents liés au tableau d'autorisation/confirmation de l'organisme de supervision
2. Demande de permis d’organisme de surveillance/demande de renouvellement de la période de validité du permis d’organisme de surveillance
3. Demande de permis de changement de classification d'entreprise et demande d'échange de permis
4. Plan d'affaires de supervision
5. Mémoire du demandeur
6. Certificat d'immatriculation
7. Copie des statuts ou de l'acte de donation
8. Copie du permis au titre de l'article 34, paragraphe 1, de la loi sur la sécurité de l'emploi des gens de mer
9. Copies des bilans des deux derniers exercices financiers
10. Copies des états de profits et pertes ou des états de revenus et dépenses des deux derniers exercices sociaux
11. Copies des déclarations de revenus des sociétés des deux derniers exercices
12. Attestation de paiement de l’impôt sur les sociétés des deux derniers exercices
13. Documents prouvant le montant des espèces/dépôts tels que le certificat de solde de dépôt
14. Certificat d'enregistrement immobilier pour les terrains et les bâtiments du bureau d'affaires surveillé
15. Copie du contrat de bail immobilier du bureau d'affaires surveillé
16. Copie des règlements concernant la bonne surveillance des renseignements personnels
17. Schéma du système organisationnel de l'organisation de supervision
18. Copie du règlement concernant le fonctionnement des affaires de l'organisme de surveillance
19. Serment écrit du demandeur
20. Copie de la carte de résident du fonctionnaire
21. CV exécutif
22. Copie de la carte de séjour du surveillant et de la carte d'assurance maladie, etc.
23. CV du superviseur
24. Copie de l'attestation de participation à la formation de superviseur d'encadrement
25. Formulaire de consentement à la nomination et serment du superviseur
26. Mémoire de l'auditeur externe
27. Copie de l'attestation de participation à la formation d'auditeur externe
28. Formulaire de consentement à la nomination de l’auditeur externe et serment écrit
29. Consentement à la nomination et serment écrit des dirigeants externes désignés
30. Aperçu de l'organisation d'envoi étrangère
31. Une copie du certificat délivré par le gouvernement étranger de l'organisation d'envoi accréditée par le gouvernement étranger.
32. Copie du contrat entre l'organisme d'encadrement et l'organisme d'envoi étranger relatif à la médiation des demandes de formation de stagiaire technique de type organisme d'encadrement
33. Documents prouvant que l'organisation d'envoi a été enregistrée dans un pays étranger
34. Documents clarifiant les lois et réglementations liées au programme de formation des stagiaires techniques dans le pays d'envoi
35. Documents démontrant que l'organisation d'envoi étrangère a la capacité de mener légalement des activités liées à la formation de stagiaires techniques conformément aux lois et réglementations liées au programme de formation de stagiaires techniques du pays d'origine.
36. Serment écrit de l'organisation d'envoi étrangère
37. Lettre de recommandation d'un organisme d'envoi étranger
38. Relevé des dépenses encaissées par l'organisme d'envoi étranger
39. CV d'instructeur de création de plan de formation stagiaire technique
40. Formulaire de déclaration de conformité aux exigences excellentes (organisme de contrôle)

Veuillez noter qu'il peut y avoir des demandes supplémentaires.
De plus, étant donné que toutes les impressions sont essentiellement des impressions recto, l'impression recto verso est strictement interdite.

Pour plus de détails,Liste des documents à soumettre et tableau de confirmation pour la demande d'autorisation de l'organisation de supervision (Japan Technical Intern Training Organization)S'il vous plaît confirmer.

Flux d'établissement de l'organisme de supervision

Quel est le processus pour établir une organisation de supervision ?
La première chose à garder à l'esprit est qu'une organisation de contrôle ne peut pas être établie immédiatement après la collecte et la demande de documents.
Pour établir une organisation de supervision, suivez le processus ci-dessous.

3. 4.Demande d'agrément pour la création d'une coopérative d'entreprises (bureau préfectoral) : XNUMX-XNUMX mois
0.5. 1.Enregistrement de la création d'une coopérative commerciale (Bureau des affaires juridiques) : XNUMX à XNUMX mois
5. XNUMX.Demande d'autorisation d'organisme de tutelle : XNUMX mois

Je pense qu'il faudra environ 10 mois pour le remplacer.
En réalité, il y a des documents et des demandes supplémentaires, il serait donc préférable de planifier sur un an.

Examinons de plus près chaque élément.

　1. Demande d'agrément pour créer une coopérative d'entreprise (bureau préfectoral)

1. Décider des membres, des bases d'activité et de la portée
2. Formulation du plan d'affaires
3. Création d'un ensemble de documents de candidature
4. Faire progresser la coordination avec l'Association centrale des petites et moyennes entreprises (Association centrale des PME)
5. Coordination préalable avec la préfecture
6. Assemblée générale/conseil d'administration
7. Déposer une demande au bureau préfectoral via l'association centrale
8. Délivrance du certificat d'agrément

　2. Enregistrement de la création d'une coopérative commerciale (Bureau des affaires juridiques)

1. Paiement du capital d'investissement
2. Créer un sceau
3. Immatriculation de l'établissement (désormais, il est obligatoire de remettre un rapport annuel à la fin de chaque exercice)

　3. Demande d'autorisation d'organisation de surveillance

1. Préparation préalable
2. Préparation des documents de candidature
3. Soumission des documents de candidature au siège de l'organisation (Japan Technical Intern Training Organization)

Comme vous pouvez le constater, demander l’autorisation de créer une association commerciale est le processus le plus difficile.
De nombreux documents sont requis, c'est donc une bonne idée de les préparer en même temps.

Qu'est-ce qu'un auditeur externe ?

Ce dont vous avez besoin pour obtenir une licence commerciale de supervision est "Auditeur externeOu "Officier externe spécifiéDoit être nommé.
Parmi eux, les auditeurs externes sont stipulés comme suit.

[Auditeur externe]: En tant que personne qui audite de l'extérieur de la société, elle a été nommée par l'organisme de supervision, et il est possible pour les sociétés et les particuliers de devenir des auditeurs externes.

À ce stade, je voudrais souligner queUne personne qui a été impliquée dans un organisme de tutelle ou une entreprise acceptant une formation de stagiaire technique au cours des cinq dernières années ne peut pas devenir auditeur externe.C'est le point.
Pour cette raison, même si une personne quitte l’organisation de supervision, elle ne peut pas devenir auditeur externe et il existe de nombreux cas où il est difficile de trouver une personne appropriée.

Sur la base de ce qui précède, lorsque vous demandez un auditeur externe, le moyen le plus simple de le faire est de nommer un auditeur externe provenant d'un lieu totalement étranger à votre entreprise.

まとめ

Lors de l'accueil de stagiaires techniques, il existe un "organisme d'encadrement" en tant qu'asbl qui les encadre et les accompagne.
Si vous sous-traitez à une organisation de supervision externe, cela coûtera inévitablement par personne, de sorte que de plus en plus d'entreprises établissent leurs propres organisations de supervision.

La mise en place d'un organisme d'encadrement permet l'emploi légal et l'encadrement des stagiaires techniques, ainsi que la réduction des coûts d'encadrement et le soutien à des compétences spécifiques.
Cependant, la mise en place d'un organisme de tutelle prend environ un an et nécessite une énorme quantité de paperasse.

Il y a certainement des avantages qui en valent la peine, alors soyez prêt pour le temps qu'il faut pour postuler.

Si vous avez des questions sur l'organisme de tutelle, veuillez contacter Climb.
N'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par formulaire de demande !

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