[Compétences spécifiques] Quelle est la notification périodique après l'embauche d'un étranger de compétence spécifique ?

Les étrangers qualifiés spécifiés sont tenus de soumettre une notification même après avoir été embauchés.
C’est obligatoire pour l’établissement qui vous accepte, vous devez donc le signaler.
Cependant, même si vous signalez régulièrement, de nombreuses personnes ne savent pas quoi signaler.

Des rapports réguliers ne sont pas si difficiles.
Remplissez simplement le formulaire et vous pourrez le créer en un rien de temps.

Cette fois, nous expliquerons les « rapports et notifications réguliers » que doivent soumettre les organisations et les entreprises qui acceptent des travailleurs qualifiés spécifiés.
Veuillez vous y référer.

Qu'est-ce qu'un rapport/notification périodique de compétences spécifiques ?

Conformément à la loi sur le contrôle de l'immigration, toutes les organisations spécialisées et les entreprises d'accueil qui acceptent des étrangers qualifiés doivent soumettre des rapports périodiques une fois par trimestre.
Le trimestre fait référence aux divisions suivantes.

● Janvier à mars (premier trimestre)
● Avril à juin (deuxième trimestre)
● Juillet à septembre (troisième trimestre)
● Octobre à décembre (quatrième trimestre)

Présentez-le pour chaque période divisée en trois mois.

La destination de la soumission est le Bureau régional de l'immigration qui a juridiction sur l'emplacement du siège social de l'organisation à laquelle vous appartenez.
Si vous ne savez pas où, veuillez vérifier le document de désignation du travailleur étranger qualifié spécifié qui sera employé.

La soumission est facile, soit par courrier, en ligne ou en personne.
Cependant, étant donné que la date de livraison des candidatures envoyées par courrier est le jour où la candidature arrive à destination de soumission, il faut veiller à ne pas manquer la date limite de soumission.
La façon la plus sûre de soumettre votre candidature est de la soumettre en personne ou en ligne.

Les documents requis pour les rapports et notifications périodiques varient en fonction du modèle ci-dessous.

● Documents nécessaires si confiés à un organisme d'aide à l'inscription
● Documents requis si vous fournissez un support interne

Tout d’abord, examinons de plus près les documents requis.

▼Documents requis si confiés à un organisme de soutien agréé

Si vous sous-traitez à une organisation d'aide à l'enregistrement, les quatre documents suivants sont requis pour les rapports périodiques.

● Formulaire de notification concernant l'état d'acceptation/d'activité
● Statut d'acceptation et statut de paiement de la rémunération d'étrangers qualifiés spécifiques
● Copie du registre des salaires (spécifique pour les étrangers qualifiés + pour les Japonais à titre de comparaison)
● Attestation de paiement de la rémunération

Examinons de plus près chaque document.

Formulaire de notification concernant l'état d'acceptation/d'activité

Pour le formulaire de notification relatif à l'acceptation et au statut d'activité, remplissez les éléments suivants dans le formulaire de base.

・Période de notification
・Organisation affiliée à compétences spécifiques
・Statut d'emploi
・Statut de demande d'assurance du travail
・ Statut de participation à l'assurance sociale
・ Statut de paiement des taxes
・Statut de santé et de sécurité
・ Montant des dépenses nécessaires pour accepter des étrangers qualifiés spécifiques
・ Personne en charge de la notification

Veuillez noter que les employés répertoriés sont ceux qui travaillent à temps plein.
Veuillez également noter que cela s'applique à tous les employés employés par des organisations spécialisées.

Par exemple, cela inclut les employés qui travaillent dans des bureaux autres que ceux où travaillent des étrangers qualifiés spécifiés.
Pour des instructions détaillées, veuillez contacter votre scrivener administratif local ou la société de scrivener administratif Climb.

Cliquez ici pour contacter Climb!

Cliquez ici pour télécharger le « Formulaire de notification concernant l'acceptation/le statut d'activité »

Statut d'acceptation et statut de paiement de la rémunération d'étrangers qualifiés spécifiques

Concernant le statut d'acceptation des étrangers qualifiés spécifiés et le statut de paiement de Hojuto, saisissez les informations suivantes sur les étrangers qualifiés spécifiés acceptés pendant la période de notification.

· nom et prénom
· date de naissance
· sexe
· région de nationalité
·Lieu de résidence
· Carte de résidence
・Nombre de jours d'activité
·Salaire

Même si vous avez fini d'accepter des étrangers pendant la période de notification, veuillez remplir les informations jusqu'à la fin de votre acceptation.

Cliquez ici pour télécharger « Statut d'acceptation et de paiement des récompenses pour les étrangers qualifiés spécifiés »

Copie du registre des salaires (spécifique pour les étrangers qualifiés + pour les Japonais à titre de comparaison)

Une copie de votre registre des salaires doit également être soumise.
Il s'agit d'un registre des salaires pour tous les étrangers qualifiés spécifiés qui ont travaillé pendant la période de notification, et d'un registre des salaires pour les employés japonais à des fins de comparaison.

Si vous n'avez pas de Japonais avec qui comparer ou si vous êtes à la retraite, soumettez le registre des salaires d'un employé japonais qui effectue le même travail que l'étranger qualifié spécifié.

Attestation de paiement de la rémunération

Une attestation de paiement de rémunération est une notification qui ne doit être présentée que si votre salaire est payé en espèces.
Si vous ne payez pas en espèces, il n'y a aucun problème si vous ne le soumettez pas.

▼Documents requis lors de la fourniture d'un support interne

Si votre entreprise accueille des étrangers qualifiés spécifiés, les six documents suivants sont requis.

● Formulaire de notification concernant l'état d'acceptation/d'activité
● Statut d'acceptation et statut de paiement de la rémunération d'étrangers qualifiés spécifiques
● Copie du registre des salaires (spécifique pour les étrangers qualifiés + pour les Japonais à titre de comparaison)
● Formulaire de notification concernant l'état de mise en œuvre du support
● Dossier de consultation
● Rapport d'entretien périodique (Compétence spécifique n°1 pour les étrangers)
● Rapport d'entretien périodique (Pour le superviseur)

Il s’agit d’une augmentation de trois cas par rapport aux cas externalisés auprès d’organisations de soutien enregistrées.
Examinons de plus près de quel type de document il s'agit.

Formulaire de notification concernant l'état de mise en œuvre du support

Le formulaire de notification lié à l'état de mise en œuvre du support est un formulaire de notification permettant de signaler l'état actuel de la mise en œuvre du support.
Remplissez les éléments requis et soumettez.

Cliquez ici pour télécharger le « Formulaire de notification concernant l'état de mise en œuvre du support »

Dossier de consultation

Un rapport de consultation est un formulaire de notification utilisé pour rendre compte des réponses prises après avoir reçu une consultation d'un ressortissant étranger.
Cela n'arrive pas tout le temps, donc s'il n'y a pas de consultations ou de plaintes pendant la période applicable, il n'est pas nécessaire de la soumettre.

Cliquez ici pour télécharger le « Dossier de consultation »

Rapport d'entretien régulier (pour les étrangers ayant des compétences spécifiques n°1/pour les auditeurs)

Un rapport d'entretien régulier est un document rédigé sur le travailleur qualifié étranger n°1 que vous avez interviewé.
La mise en œuvre doit être effectuée par le responsable de l'accompagnement ou la personne d'accompagnement répertorié dans le Plan d'accompagnement des étrangers qualifiés n°1.

Si vous avez un entretien et constatez des problèmes, tels que des violations présumées de la loi ou un traitement inapproprié, signalez-le.
En outre, en cas d'acte frauduleux ou manifestement injuste concernant les lois et réglementations en matière d'immigration ou de travail, des mesures doivent être prises pour protéger les étrangers qualifiés spécifiés et les agences administratives compétentes doivent en être informées.

Cliquez ici pour télécharger le « Rapport d’entretien régulier (pour les étrangers ayant les compétences spécifiées n°1/pour les superviseurs) »
・Pour les étrangers ayant des compétences spécifiques n°1
・Pour les superviseurs

Même si l’assistance est externalisée auprès d’une organisation d’assistance enregistrée, toutes les notifications ne peuvent pas être externalisées.

Si vous confiez votre soutien à un organisme de soutien enregistré, certaines personnes peuvent s'inquiéter du sort de leurs rapports réguliers.

En conclusion, toutes les notifications ne peuvent pas être externalisées.
Concernant le formulaire de notification qui doit être soumis à l'organisme de compétence spécifié, il doit être préparé par un dirigeant ou un employé de l'organisme.
Il en va de même pour les notifications électroniques, alors soyez prudent.

D'autre part, il existe également des documents qui peuvent être préparés par des organismes d'aide à l'inscription.
Ce sont les huit suivants.

● Formulaire de notification concernant l'état de mise en œuvre du support
● Liste des personnes éligibles à l'aide aux étrangers ayant des compétences spécifiques n°1
● Dossier de consultation
● Rapport d'entretien périodique (pour les étrangers ayant des compétences spécifiques n°1)
● Rapport d'entretien périodique (pour les superviseurs)
● Rapport de mise en œuvre de l'accompagnement au changement d'emploi
● Motivation de la non-mise en œuvre du soutien
● Livre de raisons

Vous pouvez voir qu'il s'agit d'un document à créer si vous fournissez un support interne.
Il est bon de garder à l’esprit que confier l’accompagnement à un organisme d’aide à l’inscription réduira le nombre de documents à préparer.

Assurez-vous de remplir tous les documents requis par votre institution affiliée.

Période de soumission des rapports périodiques

Des rapports réguliers doivent être soumis une fois par trimestre.
Le délai de soumission est très court et se termine le 15 du mois suivant.
C'est une bonne idée de se renseigner à l'avance afin de pouvoir soumettre les documents nécessaires pendant la période de notification.

Veuillez vous référer au tableau ci-dessous pour les dates spécifiques.

*Citation : Agence des services d’immigrationSystème de compétences spécifiées Comment remplir le formulaire de notification périodique et points à garder à l'esprit」

Si la période de soumission est dépassée, veuillez soumettre une déclaration écrite indiquant la raison.
Il n'y a pas de format fixe, alors créez-le à l'aide de Word ou d'un autre logiciel.

ま と め

Après avoir embauché un étranger possédant des compétences spécifiques, des rapports périodiques sont requis.
N'oubliez pas de le soumettre car il est requis par l'agence de recrutement.
Ce sera plus facile si vous préparez à l’avance les documents à soumettre.

Les documents que vous devez soumettre varient selon que vous demandez ou non l'aide d'un organisme d'aide à l'inscription.
Veuillez préparer les documents en fonction de votre situation de soutien.

Le délai de soumission étant court, il est préférable de commencer à préparer les documents dès la fin du trimestre.

Pour toute demande concernant des compétences spécifiques, veuillez contacter Climb!
N'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par formulaire de demande !

Cliquez ici pour les consultations et demandes de renseignements