在留資格認定証明書交付申請書とは？様式・ダウンロード・書き方を解説

外国人材の受け入れを検討し始めて「在留資格認定証明書交付申請書」という書類の名前を目にするようになったものの、そもそもどんな書類なのか、何のために必要なのかがよくわからないという方も多いのではないでしょうか。

加えて、似たような名前の書類（在留資格認定証明書・在留資格変更許可申請書等）が複数存在するため、情報を調べるほど混乱してしまう状況もあります。

そこで本記事では、「在留資格認定証明書交付申請書とは何か」をテーマに、「基礎知識」から「書類のダウンロード方法」、「書き方の基本」に「提出方法」まで詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

在留資格認定証明書交付申請書とは何か

在留資格認定証明書交付申請書とは、海外にいる外国人を日本に呼び寄せる際に、その内容が在留資格の基準に適合しているかどうかを、出入国在留管理庁に事前審査してもらうための申請書類です。外国人を雇う多くの場面で求められる可能性があります。

そんな在留資格認定証明書交付申請書について、以下にわけて詳しく解説します。

• ● 在留資格認定証明書（COE）との関係
• ● 誰が申請者になるか（代理申請・申請取次）

在留資格認定証明書（COE）との関係

在留資格認定証明書交付申請書と似ているものに、在留資格認定証明書があります。COE（Certificate of Eligibility）とも呼ばれている在留資格認定証明書とは、以下の点が異なります。

• ● 在留資格認定証明書交付申請書：事前審査のための申請書類
• ● 在留資格認定証明書：事前審査を通過した結果として交付される証明書

前述したように、在留資格認定証明書交付申請書は、海外にいる外国人を日本に呼び寄せる際に、その活動内容が在留資格の基準に適合しているかどうかを出入国在留管理庁に事前審査してもらうための申請書類です。

一方で、在留資格認定証明書（COE）は、在留資格認定証明書交付申請書を提出した後に、審査で基準に適合すると認められると交付される書類です。

つまり、「申請書」は提出する書類そのもの。「在留資格認定証明書」は、その審査を通過した結果として交付される証明書という関係にあります。

証明書が交付されると、外国人本人は在外公館でのビザ発給手続きがスムーズに進みます。海外から日本に新規入国する多くのケース（就労・留学・家族滞在・身分系の在留資格等）で利用される仕組みなため、外国人を雇う際は必要になる書類と認識しておいて良いでしょう。

参考：出入国在留管理庁 | 在留資格認定証明書交付申請書

誰が申請者になるか（代理申請・申請取次）

在留資格認定証明書交付申請は、外国人本人が海外にいるため、日本国内にいる代理人が申請者となるのが原則です。外国人の立場によって、代理人には以下のような違いがあります。

在留資格認定証明書交付申請書は、代理人による申請のほか、「申請取次者」という制度を利用することもできます。

ただし、申請取次者として活動するには、企業の職員であれば事前に出入国在留管理局への届出が必要です。行政書士であれば、所属する行政書士会を通じた届出が必要になるため、自分でするのが難しい場合は行政書士に依頼してみるのも良いでしょう。

なお、届出をしていない場合は、代理人本人が窓口に出向くか、届出済みの行政書士に依頼しなければなりません。

在留資格認定証明書交付申請書のダウンロード方法

在留資格認定証明書交付申請書は、インターネットを使えば簡単に入手が可能です。以下にわけて、その手順を詳しく見ていきましょう。

• ● 出入国在留管理庁のHPからダウンロードする手順
• ● 様式の種類（在留資格ごとの様式の違い）

出入国在留管理庁のHPからダウンロードする手順

申請書は出入国在留管理庁の公式サイトから無料でダウンロードできます。手順は以下のとおりです。

1. 1. 出入国在留管理庁の公式サイトにアクセスする
2. 2. 「在留資格認定証明書交付申請書」のページから、取得したい在留資格（例：技術・人文知識・国際業務、特定技能、留学等）を選択する
3. 3. 該当する在留資格の「在留資格認定証明書交付申請」のページを開く
4. 4. 掲載されているPDFまたはExcel形式の様式をダウンロードする

申請書の様式は地方出入国在留管理官署の窓口でも直接受け取れますが、事前にオンラインでダウンロードして準備しておく方がスムーズです。書き直しも簡単なため、何枚か印刷しておくと良いでしょう。

ただし、様式は制度改正に伴い更新されることがあります。古い様式だと受理されないため、申請のたびに最新版をダウンロードするようにしてください。

参考：出入国在留管理庁 | 在留資格認定証明書交付申請書

様式の種類（在留資格ごとの様式の違い）

在留資格認定証明書交付申請書の様式は、取得する在留資格の種類によって以下のような違いがあります。

在留資格は全体で29種類以上存在し、それぞれに対応した個別の様式が用意されています。自分がどの在留資格に該当するかわからない場合は、出入国在留管理庁の「在留資格一覧表」で確認したうえで、対応するページから正確な様式をダウンロードするようにしましょう。

また、様式は「申請人等作成用（外国人本人が記入）」と「所属機関等作成用（受入れ企業・学校等が記入）」に分かれているケースが多く、それぞれ記入する立場が異なる点にも注意が必要です。

様式を間違えて作成すると窓口で受理されない場合があるため、必ず自分が取得しようとしている在留資格に対応した様式を選んでください。

参考：出入国在留管理庁 | 在留資格認定証明書交付申請

在留資格認定証明書交付申請書の書き方

在留資格認定証明書交付申請書は、正しく書かなければ審査を通過しない可能性があります。どのように書けば良いのか、以下にわけて詳しく解説します。

• ● 記入の基本ルール
• ● 各項目の書き方

記入の基本ルール

申請書を記入する際は、以下の基本ルールを遵守しなければなりません。

• ● 使用する筆記用具：黒または青のボールペン・万年筆（消えないもの）
• ● 使用できないもの：鉛筆・消えるボールペン・修正液・修正テープ
• ● 訂正方法：誤って記入した場合は二重線で消して正しい内容を記入し、訂正印を押す
• ● 記入内容：パスポートの記載内容と完全に一致させる（氏名・生年月日・国籍等）
• ● 証明写真：申請前3ヶ月以内に撮影したもの（無帽・無背景・裏面に氏名記載）

Excel形式の様式であれば、パソコンで直接入力することも可能です。手書きに自信がない場合はExcel版の活用をおすすめします。

ただし本人の署名欄は、どちらの場合も必ず直筆で記入する必要があるため注意しましょう。

各項目の書き方

申請書には、氏名・国籍・生年月日といった申請人情報のほか、在留資格の種類・招へい理由・勤務先や所属機関の情報・代理人欄など、複数の項目を記入する必要があります。

特に「招へい理由」は、自由記述で審査における重要な判断材料になるため、抽象的な内容ではなく具体的に記入するようにしましょう。

なお、各項目の詳しい記入例やNG例・OK例の対比については、以下の記事で詳しく解説していますので、実際に記入する際はそちらを参考にしてください。

関連記事：在留資格認定証明書交付申請書の記入例・書き方を全項目解説

申請書の提出方法・提出先

在留資格認定証明書交付申請書は、以下の3つの方法で提出できます。どのようなメリットと注意点があるのか、それぞれ詳しく見ていきましょう。

• ● 窓口提出
• ● 郵送提出
• ● オンライン申請

窓口提出

窓口提出は、原則として受入れ企業や学校の所在地を管轄する地方出入国在留管理官署に、代理人または申請取次者が直接出向いて提出する方法です。

わざわざ出向く必要はありますが、その場で書類の記入漏れなどを職員に確認してもらえる点がメリットとなっています。申請書の記載に不安がある方や、初めて申請書を提出する方は、こちらを選ぶと良いでしょう。

ただし、窓口には受付時間（平日 午前9時～12時、午後1時～4時）があるため注意が必要です。混雑時には待ち時間が発生することも考慮して、余裕を持って出向くようにしましょう。

郵送提出

郵送提出は、管轄の地方出入国在留管理官署に書類一式を郵送する方法です。返信用封筒を同封し、簡易書留に対応した切手かレターパックを貼付して提出します。それぞれ、以下の金額が目安です。

• ● 定形郵便+簡易書留（50g以内）：110円+350円=460円
• ● レターパックプラス：600円

窓口に出向く時間が取れない場合に便利な提出方法ですが、書類の不備があった場合の確認に時間がかかりやすい点には注意しましょう。

なお、郵便料金の変更によって切手やレターパック代も変わる可能性があるため、提出前に確認しておくことをおすすめします。

参考：出入国在留管理庁 | ２０２４年１０月１日（火）から郵便料金が変わりました

オンライン申請

オンライン申請は、出入国在留管理庁の「在留申請オンラインシステム」を利用してインターネット上で申請する方法です。

事前の利用者登録（企業の場合は利用申出）が必要なものの、窓口に出向く必要がなく、在留資格認定証明書を電子メールで受領できるというメリットがあります。

メールでの受領方法も簡単で、申請時に「受領方法」で「メール」を選択するだけです。窓口に出向く必要がなく、郵送代もかからないため、スムーズに申請したい方におすすめの方法と言えます。

なお、申請完了後はシステム上で受領方法を変更できないため、事前に社内で方針を決めておくようにしましょう。

参考：出入国在留管理庁「在留資格認定証明書の電子化について」

審査期間・交付後の手続き

在留資格認定証明書交付申請書を提出するにあたって気になるのが、審査機関と交付後の手続きです。それぞれどのような形になるのか、以下にわけて詳しく見ていきましょう。

• ● 標準処理期間
• ● 証明書交付後にすること（在外公館へのビザ申請）

標準処理期間

在留資格認定証明書交付申請の標準処理期間は、在留資格の種類・時期・申請内容の複雑さによって異なりますが、目安として1ヶ月～3ヶ月程度とされています。

審査によってはさらに時間がかかる可能性もあるため、入社予定日や入学予定日から逆算し、余裕を持ったスケジュールで申請するようにしましょう。

特に、申請が集中しやすい時期（4月入社に向けた申請シーズン等）は、審査に通常より時間がかかる傾向があります。早めの準備を心がけてください。

参考： 出入国在留管理庁 | 在留資格認定証明書交付申請

証明書交付後にすること（在外公館へのビザ申請）

在留資格認定証明書交付申請書が交付されても、それだけではまだ入国できません。証明書はあくまで「入国審査を有利に進めるための証明書」です。

交付後に、外国人本人が現地の在外公館（日本大使館・領事館）でビザ（査証）の申請を行う必要があります。

その際の主な流れは、以下のとおりです。

1. 1. 交付された証明書の原本（またはメール受領の場合は電子データ）を外国人本人へ送付する
2. 2. 外国人本人が本国の在外公館でビザ申請を行う
3. 3. 審査後、ビザが発給される
4. 4. ビザ発給後、日本へ入国する

注意したいのが、在留資格認定証明書交付申請書の有効期間が原則3ヶ月な点です。この期間内にビザ申請から入国までを完了させる必要があるため、証明書交付後は速やかに手続きを進めるようにしましょう。

参考：出入国在留管理庁 | 在留資格認定証明書の有効期間について

よくある質問（FAQ）

在留資格認定証明書交付申請書と在留資格変更許可申請書はどう違いますか？

在留資格認定証明書交付申請書は、海外から新たに外国人を呼び寄せる際に使用する書類です。一方、在留資格変更許可申請書は、すでに日本国内に別の在留資格で滞在している外国人が、在留資格を切り替える際に使用する書類となります。対象者の所在地（海外か国内か）によって使い分けましょう。

申請書は外国人本人が海外から直接提出できますか？

原則として、申請は日本国内にいる代理人（受入れ企業の職員・配偶者・親族・学校の職員等）または届出済みの申請取次者が行います。外国人本人が海外から直接提出はできません。

オンライン申請を利用するには何が必要ですか？

出入国在留管理庁の「在留申請オンラインシステム」への利用者登録が必要です。企業として申請取次者を通じて申請する場合は、利用者登録に加えて「利用申出」の手続きも必要になります。

証明書の有効期間内に入国できなかった場合はどうなりますか？

在留資格認定証明書は交付から原則3ヶ月で失効します。有効期間内に入国できなかった場合は、改めて交付申請（再交付申請）を行う必要があります。

まとめ

在留資格認定証明書交付申請書は、海外にいる外国人を日本に呼び寄せる際に、活動内容が在留資格の基準に適合しているかを事前審査してもらうための書類です。在留資格ごとに様式が異なるため、出入国在留管理庁の公式サイトから最新かつ正しい様式をダウンロードするようにしましょう。

提出方法には、窓口・郵送・オンラインの3つがあり、それぞれのメリット・デメリットを踏まえて自社の状況に合った方法を選ぶのがおすすめです。

証明書が交付された後も在外公館でのビザ申請という手続きが必要となるため、有効期間（原則3ヶ月）内に入国まで完了させるようにしてください。

もし、書類の準備や手続きに不安がある場合は、入管業務に精通した行政書士への相談もおすすめです。

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