特定技能ビザを有して働く外国人の受け入れ先となる企業には、様々な手続き義務があります（定期届出・随時届出など）。 必要な手続きを委託できるのが登録支援機関なのですが、委託には手数料がかかります。
しかし、登録支援機関に業務を委託せず、自社で内製化すると、その分の手数料コストはカットすることができます。
その場合、自社ではどのような手続きをするべきなのでしょうか？ 登録支援機関でもある行政書士法人climbが解説します。
１．「定期届出（年1回）」と「定期面談（3か月に1回以上）」の違い
2019年4月に創設された特定技能では、特定技能外国人を受け入れる企業（特定技能所属機関）は、外国人への支援を行い、入管へ届出をしなければなりません。支援を登録支援機関に委託せず、自社で行う（内製化する）場合は、次の2つを混同しないよう注意が必要です。
- ・定期届出（入管への届出）：2025年4月1日施行の省令改正で、四半期ごとから1年に1回に変わりました（出入国在留管理庁「令和7年4月1日施行の省令改正について」。届出ページでは「令和8年4月1日から定期届出のルールが大幅に変更」と案内されています）
- ・定期面談（支援の一つ）：支援責任者等が外国人とその上司等と定期的（3か月に1回以上）に面談します（出入国在留管理庁「1号特定技能外国人支援・登録支援機関について」）。こちらは年1回にはなっていません
支援の全部を登録支援機関に委託している場合は、登録支援機関による支援実施状況も取りまとめて、受入れ企業が定期届出に併せて提出することとされています（出入国在留管理庁）。
２．自社で支援する場合に必要な届出・書類
登録支援機関に委託せず、自社で支援を行う場合に必要となる主な届出・書類をご紹介します。
▼ 定期届出（受入れ・活動・支援実施状況に係る届出）
受入れの状況、特定技能外国人の活動の状況、支援の実施状況について、1年に1回届け出ます。届出書の様式・届出事項は2025年4月1日に変更されているため、出入国在留管理庁の「特定技能所属機関・登録支援機関による届出」のページで最新の様式を確認してください。
▼ 相談記録書（登録支援機関に委託できる部分）
外国人からの相談に対応した記録として、相談記録書を作成します。自社で支援を行う場合は、この作成も自社で行います。
（様式）相談記録書 参考様式第５－４号
▼ 定期面談報告書（登録支援機関に委託できる部分）
3か月に1回以上の定期面談を行ったときは、定期面談報告書を作成します。自社で支援を行う場合は、面談の実施と報告書の作成も自社で行います。
（様式）定期面談報告書（１号特定技能外国人用） 参考様式第５－５号
（様式）定期面談報告書（監督者用） 参考様式第５－６号
３．届出の際に確認されるその他の書類
定期届出などの際には、届出書だけでなく、下記のような書類の提出や確認を求められることがあります。
- ・賃金台帳
- ・タイムカード
- ・振込明細書
- ・身分証明書
- ・不足事項の理由書
特に、「特定技能所属機関による活動状況に係る届出」に関する特定技能外国人に対する報酬の支払い状況については、賃金台帳や振込明細等を参照し、実際に支払われた金額の確認をする必要があります。
４．定期届出の対象期間と提出期限（2025年4月1日以降）
- ・頻度：1年に1回
- ・対象期間：4月1日から翌年3月31日まで
- ・提出期限：翌年5月31日まで（5月31日が土日祝日の場合は翌開庁日）
（出典：出入国在留管理庁「特定技能所属機関・登録支援機関による届出」）
定期届出は年1回になりましたが、支援としての定期面談は引き続き3か月に1回以上行う必要があります。自社で支援を行う場合は、年1回の届出の準備に加えて、日常の支援や定期面談を継続できる人員を確保できるかどうか、きちんと検討しておく必要があるでしょう。
５．随時届出が必要な6つの場面
定期届出とは別に、次のような事由が生じたときは、その都度「随時届出」が必要です。出入国在留管理庁の「特定技能所属機関・登録支援機関による届出」のページでは、次の6区分が示されています。
- 雇用契約の内容を変更した／雇用契約を終了した／新たな雇用契約を締結したとき
- 支援計画の内容を変更した／支援責任者・担当者を変更した／委託する登録支援機関を変更した／自社支援に切り替えたとき
- 支援委託契約の内容を変更した／支援委託契約を終了した／支援委託契約を締結したとき
- 特定技能外国人の受入れを継続することが困難となったとき
- 特定技能基準省令の基準を満たさなくなったとき
- 1号特定技能外国人支援計画の実施が困難になったとき
このうち④については、「特定技能外国人が退職又は1か月以上活動ができない原因となる事由が生じた日から14日以内に届出を提出してください」とされています（同ページ）。そのほかの区分の届出期限や様式は、同ページで最新の内容を確認してください。自社で支援を行う場合は、支援計画の変更（②）なども自社で届け出ることになります。
６．定期面談の方法
特定技能外国人受入れに関する運用要領（2025年4月1日改正）では、定期的な面談は、対面により、またはテレビ電話装置（オンライン会議システム等を含む）により実施するとされています。自社で支援を行う場合は、面談の方法と記録の体制もあわせて整えておきましょう。
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