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「特定技能外国人を採用したいけれど、支援を委託する会社が多すぎて選べない」
そんな悩みに直面していませんか？
登録支援機関の数は年々増え続けており、インターネットで検索しても似たようなホームページばかりが出てきて、どこが本当に信頼できるのか判断するのは至難の業です。
「もし質の悪い業者を選んでしまったら、外国人材がすぐに辞めてしまうのではないか」「法令違反などのトラブルに巻き込まれたくない」と、不安を感じている方も多いでしょう。安易な選択は採用コストの無駄遣いだけでなく、会社の信用問題にも関わるため、非常に重要な問題です。
そこで本記事では、「登録支援機関の選び方」を解説します。「登録支援機関を選ぶ際に見落としてはいけない6つのチェックポイント」や「失敗しないための見極め方」も紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
登録支援機関とは？
登録支援機関とは、一言で言えば特定技能外国人を受け入れる企業の代わりに、法律で義務付けられた支援計画を行うサポート役のことです。
特定技能という在留資格（ビザ）で外国人を雇う場合、企業には日常生活や公的手続きなどの支援を行う義務が発生します。しかし、専門的な法律知識や外国語能力が必要となるため、自社だけですべて行うのは非常に困難です。
そこで、国から認定を受けた外部の専門機関である登録支援機関に業務を委託するのが一般的な方法になります。
登録支援機関の役割と必要性
登録支援機関は特定技能1号の外国人に対して、様々な支援計画を行うサポート役というのは前述した通りです。
そもそもの話として、特定技能1号の外国人に対して、企業が行わなければならない支援は多岐にわたります。以下を見てみましょう。
- ● 入国前のガイダンス：労働条件の説明など
- ● 出入国時の送迎：空港への送り迎え
- ● 住居確保の支援：社宅の準備や賃貸契約の補助
- ● 生活オリエンテーション：銀行口座開設、携帯電話契約、ゴミ出しルールの説明など
- ● 公的手続きの同行：役所での住民登録や納税手続き
- ● 定期的な面談：3ヶ月に1回以上の面談と報告書の提出
これらをすべて企業側がするのは、難しいのが実際です。一方で、外国人を受け入れる企業は、これらすべてを義務として負っており、実施しないと法律違反になります。
登録支援機関はこれらの業務をすべて代行し、企業が安心して外国人を雇用できる環境を整える役割を担っています。企業にとって、心強い味方になってくれるでしょう。
企業が委託する際のメリットと注意点
企業が登録支援機関にサポートを委託する最大のメリットは、以下の2点に集約されます。
- ● 煩雑な手続きからの解放
- ● トラブル対応の安心感
社内に通訳スタッフがいなくても、母国語対応が可能な支援機関に任せることで、従業員の病気や怪我、人間関係の悩みなどにもスムーズに対応できます。これだけでも企業の負担は大きく軽減可能です。
一方で、注意点としては以下の2点が挙げられます。
- ● 毎月の委託コストがかかる
- ● 支援機関によってサービスの質にバラつきがある
毎月の委託コストはもちろんのこと、サービスの質にも気を付けなければいけません。委託業務を丸投げできるからといって質の低い業者を選んでしまうと、支援が実施されずに外国人が辞めてしまったり、最悪の場合は企業の責任が問われたりする可能性があります。
登録支援機関を選ぶ際は、慎重な検討が必要です。
登録支援機関の選び方の基本
数ある機関の中から自社に合ったパートナーを見つけるためには、明確な基準を持つことが大切です。何を意識すれば良いのか、まずは基本的なポイントとして以下にわけて詳しく解説します。
- ● 確認すべき6つのチェックポイント
- ● 支援実績・対応言語・認可状況の見極め方
確認すべき6つのチェックポイント
登録支援機関を利用する際は、1つの機関のみに依頼するのでなく、複数の機関を比較検討するようにしましょう。その際、以下の6つの軸で評価シートを作ると判断しやすくなります。
- 1. 対応言語：採用予定の外国人の母国語に対応しているか？（翻訳機ではなくスタッフがいるか）
- 2. 支援実績：特定技能の支援実績は何社・何名あるか？
- 3. 対応エリア：緊急時にすぐ駆けつけてくれる距離にあるか？
- 4. 専門性：採用予定の業種（介護、建設、飲食など）に詳しいか？
- 5. 料金体系：明朗会計か？追加費用は発生しないか？
- 6. 担当者との相性：連絡のレスポンスは早いか？親身になってくれるか？
中でも重要なのが、対応言語です。採用した特定技能の外国人が得意とする言語でコミュニケーションが可能かどうかは、確認しておきましょう。円滑なコミュニケーションを取るためには、必須のポイントです。
また、専門性に関しても確認しておいた方が良いでしょう。特定技能制度では、一部の分野を除いて協議会への加入が義務付けられており、中には登録支援機関の加入が定められているところもあります。専門性にも関係してくるため、協議会に加入しているかもチェックしておきましょう。
支援実績・対応言語・認可状況の見極め方
登録支援機関を選ぶにあたって、特に注意したいのが支援実績・対応言語・認可状況です。ホームページに対応可能と書いてあっても、実態は異なる場合があるため、必ず確認をしましょう。
例えば、「ベトナム語対応」とあっても、常勤スタッフがおらず外部の通訳へ電話するだけのケースもあります。そのため、まず「貴社の社員として、その言語を話せるスタッフは何名在籍していますか？」と具体的に質問して、現在の状況を確認しておく方が安心してサポートを受けられます。
また、出入国在留管理庁のホームページで公表されている登録支援機関登録簿を確認するのもおすすめです。許可番号や過去の行政処分歴を確認し、クリーンな運営をしているか見極めましょう。
参考：出入国在留管理庁 | 登録支援機関登録簿
費用と支援内容の比較方法
支援費用は決して安くない固定費です。適正価格を知り、納得できる契約を結べるかが重要になってきます。そのためにも、以下の点をまず知っておきましょう。
- ● 月額制と項目別課金制の違い
- ● 支援費用の相場とサービス内容の内訳
- ● 費用が安すぎる場合のリスク
月額制と項目別課金制の違い
料金プランは大きくわけて2つのパターンがあります。
| 項目 | 月額制 | 項目別課金制 |
|---|---|---|
| 特徴 | 毎月定額で、ほとんどの支援が含まれる | 毎月定額で、ほとんどの支援が含まれる |
| メリット | 予算が立てやすく、頻繁な相談もしやすい | 何も支援がない月はコストを抑えられる |
| デメリット | 支援が少ない月は割高に感じる | 頻繁に支援が必要な場合、総額が高くなる |
| 向いている企業 | 初めての受け入れで不安な企業、手厚い支援を求める企業 | 既にノウハウがあり、最低限の代行で良い企業 |
このように、サポート面で大きく異なります。初めて特定技能外国人を採用する場合は、月額制を利用した方が良いでしょう。すべて込みでサポートを受けられるため、安心して採用できます。
一方で、ある程度のノウハウがあったり、自社で準備ができたりする場合は、項目別課金制を利用して月々の費用を抑える方法も可能です。ただし、従業員の負担が増える可能性に関しては留意した方が良いでしょう。
支援費用の相場とサービス内容の内訳
登録支援機関は様々な機関がありますが、一般的な相場は、外国人1名あたり月額2万～3万円（税別）程度です。これに加え、入国前事前ガイダンスや生活オリエンテーションのような初期費用（入社時の手続き等）として、10万～20万円程度かかる場合が多くあります。
さらに、人材紹介もしている登録支援機関を利用する場合は、人材紹介料やビザ申請費用などが追加で必要です。
そのため、見積もりを見る際は「月額費用に含まれるもの」と「別料金になるもの」を確認してください。例えば、「緊急時の病院同行」や「3ヶ月に1回の定期面談の交通費」は別途請求されるなど、イレギュラー対応まで把握しておくと、月々のコストを計算しやすくなります。
費用が安すぎる場合のリスク
登録支援機関を選ぶ際、つい費用に目を奪われがちですが、注意したいポイントもあります。特に、「月額1万円」などの破格の安さを売りにする機関には注意が必要です。
安さの裏には、理由があります。例えば、以下をイメージするとわかりやすいでしょう。
- ● 定期面談をZoomなどのリモートだけで済ませている
- ● トラブルが起きても現場に来てくれない
- ● 書類作成しか行わない
支援がおろそかになると、外国人の離職リスクが高まるだけでなく、入管法違反（支援不履行）のリスクも企業が負うことになります。安さだけでなく、支援内容まで把握した上で登録支援機関を選ぶようにしましょう。
契約前に確認しておきたいポイント
サポートを受ける登録支援機関を選んだ後も、契約前に確認しておきたいポイントがあります。契約書にハンコを押す前に、必ず以下の点を確認し、トラブルの種を摘んでおきましょう。
- ● 契約期間・途中解約の条件
- ● 支援範囲の明記と対応トラブルの防止策
- ● 信頼できる支援機関を見極める質問例
契約期間・途中解約の条件
登録支援機関と契約を結ぶ前に、まず契約期間と途中解約の条件については確認しましょう。場合によっては、以下のような契約を結ぶ可能性があります。
- ● 一度契約したら1年間は解約できない
- ● 高額な違約金が発生する
我々が日常的に使っているサービスでも、こうした縛りがあると自由に使えないものです。登録支援機関と契約する際も、同じように上記のような縛りがないかを確認しましょう。
もし、サービスの質が悪かった場合にスムーズに他社へ変更できるよう、「1ヶ月前の通知で解約可能」などの柔軟な条項になっているかチェックすることは、非常に重要です。
支援範囲の明記と対応トラブルの防止策
登録支援機関と契約する際は、支援範囲が明記されているかを確認することも大切です。「言った・言わない」のトラブルを防ぐためにも、明確にしておきましょう。
特に注意したいのが、業務外の生活トラブル（借金、妊娠、喧嘩など）への対応です。本来の法定支援の範囲を超える場合がありますが、どこまで相談に乗ってくれるのか、担当者のスタンスを確認しておくと安心できます。
トラブルは予期せぬタイミングで起こるものなので、いざ起こった場合に慌てないよう、契約前に防止策と支援の範囲を確認しておきましょう。
信頼できる支援機関を見極める質問例
登録支援機関を選ぶ際は、企業の方から質問をぶつけてみるのも大切です。面談時に以下の質問を投げかけてみてください。回答の内容や態度で信頼性がわかります。
- ● 夜間や休日にトラブルが起きた場合の緊急連絡体制はどうなっていますか？
- ● 現在担当されている企業で、離職者はどれくらい出ていますか？ その理由は？
- ● 3ヶ月ごとの定期面談は、御社の担当者が必ず対面で実施してくれますか？
- ● ビザの更新手続きも提携の行政書士にお願いできますか？ その費用は？
こうした質問に真摯に回答してくれる登録支援機関は、信頼できます。一方で曖昧に答えたり、説明してくれた内容と違ったりする場合は、疑った方が良いでしょう。
よくある質問（FAQ）
ここからは、登録支援機関を選ぶ際に、企業担当者様からよく寄せられる質問にお答えします。ぜひ参考にしてください。
- 登録支援機関は途中で変更できる？
- 可能です。今の支援機関に不満がある場合、別の機関へ変更することに法的な問題はありません。
ただし、出入国在留管理庁への変更届出が必要になります。スムーズな引き継ぎをするため、新しい支援機関を決めてから、現在の契約解除を申し出る流れが一般的です。 - 企業と外国人、どちらが選ぶべき？
- 基本的には企業が選びます。支援委託費用の全額を負担するのは雇用主である企業だからです。また、支援の責任主体も企業にあります。
ただし、既に日本にいる外国人を採用する場合などは、本人が信頼している支援機関があれば考慮しても良いでしょう。 - 自社支援との違いは何？
- 登録支援機関と自社支援の最も大きな違いは、コストです。自社支援の方がコストは下がりますが、業務負担とリスクが激増します。自社で支援（内製化）だと委託費は0円ですが、支援責任者を専任で置く必要があり、通訳の確保や膨大な書類作成も自社でしなければなりません。
また、支援不備があった場合のペナルティも直撃するため、ノウハウがないうちは登録支援機関に委託するのが無難です。
まとめ
登録支援機関選びは、特定技能外国人の定着率を左右する最重要項目と言っても過言ではありません。特定技能制度が複雑なだけに、一つひとつの判断が外国人の定着や企業の法令遵守に直結します。
今回紹介した内容を参考に、単なるコストで比較するのではなく、自社と特定技能外国人の双方にとってベストなサポートをしてくれる登録支援機関を選びましょう。
支援機関選びで失敗しないために大切なこと
登録支援機関を、「費用が安いから」という理由だけで選ぶのは避けてください。大切なのは、「自社の人事部の延長」として動いてくれるパートナーかどうかです。
外国人材にとって、日本での親代わりとなる存在だからこそ、誠実で対応力のある機関かどうかが大切なポイントになってきます。
自社の状況に合った機関を選ぶための行動ステップ
全国で1万件以上ある登録支援機関の中から、自社に合った機関を選ぶには、以下の手順で進めてみましょう。
- 1. 求める条件の洗い出し：予算重視か、サポートの手厚さ重視か
- 2. 複数社への見積もり依頼：最低3社から見積もりを取り、比較する
- 3. 担当者との面談：Webだけでなく、実際に会って相性を確認する
- 4. 契約内容の精査：解約条件や支援範囲を細かくチェックする
まずは、気になった支援機関に問い合わせをし、実績と担当者の熱量を確認するところから始めてみてください。
