特定技能外国人は、採用後にも届出が必要です。
受け入れた機関の義務となっているため、報告しなければいけません。
しかし、定期的に報告するといっても、何を報告すればいいのかわからないという方も多いでしょう。
定期届出は、様式と作成要領が公開されています。2026年4月1日からは様式と添付書類が大きく変わっているため、この記事では現在の様式に沿って解説します。
今回は、特定技能外国人を受け入れた機関や企業が提出しなければならない、「定期報告・届出」について解説します。
ぜひ参考にしてください。
特定技能の定期報告・届出とは
特定技能外国人を受け入れている全ての特定技能所属機関・受入企業は、入管法に基づいて、1年に1回、定期届出をしなければなりません。
2025年4月1日の運用要領の改正により、定期届出は四半期ごとから1年に1回に変わりました（四半期に1度の定期届出の提出は、2025年4月15日までに提出するもので最後となりました）。
- ● 対象期間：4月1日から翌年3月31日
- ● 提出期間：翌年5月31日までに提出（5月31日が土日祝日の場合は翌開庁日）
提出先は、特定技能所属機関の本店所在地を管轄する地方出入国在留管理局です。
どこかわからない場合は、雇用する特定技能外国人の指定書を確認してください。
郵送、オンライン（出入国在留管理庁電子届出システム）、窓口のいずれかで提出できます。
ただし、郵送は提出先に到着した日が届け日となるため、提出期限を過ぎないように考慮する必要があります。
到達の記録が残るオンラインや窓口での提出も選べます。
2026年4月1日から定期届出の様式と添付書類が変わりました
以前は「受入れ・活動状況に係る届出書」「支援実施状況に係る届出書」「相談記録書」「定期面談報告書」などを分けて提出し、賃金台帳の写しを添付していましたが、現在は受入れ・活動・支援の状況を1つの届出書（参考様式第3-6号）にまとめて提出します。賃金台帳の写しの添付は不要になり、代わりに、特定技能所属機関が「一定の基準」を満たさない場合は労働保険・社会保険の納付資料や納税証明書などの提出が必要になりました（出典：出入国在留管理庁「特定技能制度における定期届出のルールが大幅に変更されています！」（PDF）、確認日：2026年11月5日）。
定期届出で提出する書類（2026年4月1日以降）
すべての特定技能所属機関（受入れ企業・個人事業主）に共通して提出する書類は次のとおりです。
| 書類 | 様式 | 備考 |
|---|---|---|
| 受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書 | 参考様式第3-6号 | 法人は本店・本社が1部、個人事業主は事業主が1部提出します。事業所（支店・工場・店舗）ごとには提出しません。電子届出システムでは画面上で入力するため、添付は不要です。 |
| 特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況 | 参考様式第3-6号（別紙1） | 特定技能外国人を受け入れている事業所ごとに作成し、本社がすべて取りまとめて添付します。支援を登録支援機関に全部委託している場合は、「支援の実施状況」の部分を登録支援機関と情報共有したうえで作成します。 |
| 受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書（署名欄） | 参考様式第3-6号（別紙2） | 複数の登録支援機関に支援を全部委託している場合に提出します。電子届出の場合は、全部委託しているすべての登録支援機関の署名を受けてスキャンしたデータを添付します。 |
| 報酬支払証明書 | 参考様式第5-7号 | 預貯金口座への振込以外の方法で報酬を支払っている場合に、対象となる特定技能外国人全員分を提出します。 |
| 理由書 | 任意様式 | 提出期間内に届出ができなかった場合のほか、社会保険・雇用保険の資格取得手続が未了の場合や、保険料・税の未納がある場合など、特異な状況を説明する必要があるときに提出します。 |
※出典：出入国在留管理庁「特定技能所属機関（受入れ企業・事業主の方）による定期届出 提出資料一覧表」（2026年2月12日改正）、出入国在留管理庁「特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況に係る届出（定期届出）作成要領」（2026年1月26日公表）／確認日：2026年11月5日
届出書（参考様式第3-6号）には、主に次の内容を記載します（出典：同作成要領、確認日：2026年11月5日）。
- ● 届出対象期間と特定技能所属機関の情報
- ● 報告対象の特定技能外国人数（1号・2号の人数。期間中に2号へ変更した方は2号として計上）
- ● 労働条件等（昇給率など。昇給していない場合は0％と記載）
- ● 支援の実施状況（「自社支援のみ」か「支援の全部委託あり」か。一部のみ委託している場合は「自社支援のみ」）
- ● 備考（添付書類を提出できない理由など、入管への伝達事項）
- ● 担当者・署名欄（作成者は特定技能所属機関。委託先の登録支援機関は所属機関の作成者欄には署名できません）
「一定の基準」を満たすかどうかで追加書類が変わる
共通の書類に加えて、特定技能所属機関が「一定の基準」を満たすかどうかによって、次のどちらかの書類を提出します。「一定の基準」の内容は作成要領に記載されており、提出資料一覧表では、日本の証券取引所に上場している企業、イノベーション創出企業、前年分の給与所得の源泉徴収票合計表の源泉徴収税額が1,000万円以上ある団体・個人、3年間継続して特定技能外国人を受け入れ過去3年間に債務超過となっていない法人などが例として挙げられています（出典：出入国在留管理庁「特定技能所属機関（受入れ企業・事業主の方）による定期届出 提出資料一覧表」（2026年2月12日改正）、確認日：2026年11月5日）。
| 区分 | 提出する書類 |
|---|---|
| A 「一定の基準」を満たさない場合 | 基準適合性に関する誓約書（参考様式第5-17号）、特定技能所属機関概要書（参考様式第1-11-1号）、中長期在留者の受入れ実績等に関する資料（自社支援の場合のみ）、登記事項証明書（法人）、業務執行に関与する役員または個人事業主の住民票の写し、役員に関する誓約書（参考様式第1-23号、該当する場合）、労働保険料の納付に係る資料（直近1年分）、社会保険料の納付に係る資料（届出月の前々月までの12か月分）、納税証明書（その3）、直近1年度分の法人住民税または個人住民税の納付に係る資料 |
| B 「一定の基準」を満たす場合 | 一定の事業規模及び基準適合性に関する誓約書（参考様式第5-16号）、書類省略に当たっての誓約書（参考様式第1-29号）、基準を満たすことを示す文書（四季報の写しまたは上場を証明する文書、イノベーション創出企業であることを証明する文書、法定調書合計表の写し、特定技能所属機関概要書の決算状況 など、該当するもの） |
Aの書類は、一定の基準を満たすことがわかる書類を提出すれば省略できますが、地方出入国在留管理局から求められた場合は提出が必要です。電子届出による提出は、添付書類の一部省略が認められるための条件の一つとされています（出典：出入国在留管理庁「特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況に係る届出（定期届出）作成要領」（2026年1月26日公表）、確認日：2026年11月5日）。
登録支援機関に支援を委託している場合の届出
支援を登録支援機関に委託していても、定期届出を行うのは特定技能所属機関です。登録支援機関は、支援委託契約の相手方である特定技能所属機関を経由して、支援業務の実施状況を届け出ます。提出資料一覧表のチェックリストでも、登録支援機関が特定技能所属機関の代わりに届出を行うことは認められないと注意されています（出典：出入国在留管理庁「特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況に係る届出（定期届出）作成要領」（2026年1月26日公表）、出入国在留管理庁「特定技能所属機関（受入れ企業・事業主の方）による定期届出 提出資料一覧表」（2026年2月12日改正）、確認日：2026年11月5日）。
- ● 所属機関は、受入れ・活動状況の届出を作成し、登録支援機関による支援実施状況（別紙1の該当部分）を取りまとめて提出します。複数の登録支援機関に委託している場合は、登録支援機関ごとに取りまとめます。
- ● 届出対象期間の途中で登録支援機関を変更した場合や、自社支援に切り替えた場合は、期間ごとの支援実施状況をまとめて1年分として提出します。
- ● 自社支援の場合は、共通の書類に加えて「中長期在留者の受入れ実績等に関する資料」の提出が必要です（Aの場合）。
- ● 所属機関の届出書を、登録支援機関（行政書士・弁護士を除く）が代わりに作成することは認められません。詳しくは下の「よくある質問」をご覧ください。
なお、定期届出が提出されない場合や、提出された書類から特定技能所属機関の基準を満たしていないことが判明して改善されない場合は、特定技能外国人の受入れは原則として認められないとされています（出典：出入国在留管理庁「特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況に係る届出（定期届出）作成要領」（2026年1月26日公表）、確認日：2026年11月5日）。
定期報告の提出期間
定期届出は、1年に1回、届け出なければいけません。
対象期間が終わってから提出期限までに必要な書類を提出できるように、事前に把握しておくと良いでしょう。
対象期間と提出期間は、以下のとおりです。
| 届出の対象となる期間 | 提出期間 |
|---|---|
| 4月1日から翌年3月31日 | 翌年5月31日までに提出（5月31日が土日祝日の場合は翌開庁日） |
※引用：出入国在留管理庁「特定技能所属機関・登録支援機関による届出」
提出期間内に届出ができなかった場合は、その理由を記載した理由書（任意様式）を添付します。
決まったフォーマットはないため、Wordなどの文書作成ソフトで作成しましょう。
よくある質問
Q．登録支援機関に支援を委託している場合、定期届出は登録支援機関が提出しますか？
A．いいえ。定期届出の提出は特定技能所属機関が行うこととされており、登録支援機関は支援実施状況に係る必要書類等を特定技能所属機関に提供します。支援の全部を委託している場合は、登録支援機関の支援実施状況に係る書類を合わせて提出します。（出典：出入国在留管理庁「特定技能所属機関・登録支援機関による届出」、確認日：2026年11月4日）
Q．定期届出はオンラインで提出できますか？
A．2021年4月1日から、特定技能に関する届出は出入国在留管理庁電子届出システムで提出できます（事前の利用者登録が必要です）。出入国在留管理庁は2026年に定期届出の作成要領、オンライン届出の説明動画、よくある誤り集を公開しています。（出典：出入国在留管理庁「特定技能所属機関・登録支援機関による届出」、出入国在留管理庁「特定技能制度」、確認日：2026年11月4日）
Q．届出書の作成を外部の人に頼むことはできますか？
A．出入国在留管理庁のQ&Aでは、行政書士法等に基づき報酬を得て官公署へ提出する文書を作成できる者（行政書士または弁護士）に委任できるとされています。それ以外の者への委任は行政書士法等に抵触するおそれがあるほか、適正な届出が履行されていないとみなされると案内されています。（出典：出入国在留管理庁「特定技能所属機関からの随時届出に関連してお問い合わせの多い事項について（Ｑ＆Ａ）」、確認日：2026年11月4日）
Q．定期届出のほかに提出が必要な届出はありますか？
A．雇用契約の変更・終了・新たな締結、支援計画の変更、支援委託契約の締結・変更・終了、受入れ困難、基準不適合、支援計画の実施困難が生じたときは随時届出が必要です。随時届出は事由が生じてから14日以内に地方出入国在留管理局または支局に到達している必要があります。（出典：出入国在留管理庁「特定技能所属機関・登録支援機関による届出」、出入国在留管理庁「特定技能所属機関からの随時届出に関連してお問い合わせの多い事項について（Ｑ＆Ａ）」、確認日：2026年11月4日）
まとめ
特定技能外国人を採用した後は、定期報告の届出が必要です。
雇用した機関の義務となっているため、忘れずに提出しましょう。
事前に提出書類を準備しておくとスムーズです。
提出する書類は、特定技能所属機関が「一定の基準」を満たすかどうかと、登録支援機関に支援を全部委託しているかどうかで変わります。
支援状況に合わせて書類を準備してください。
対象期間（4月1日から翌年3月31日）が終わったら、提出期限（翌年5月31日）に間に合うよう、早めに書類作成に取りかかると良いでしょう。
出典：出入国在留管理庁「特定技能所属機関・登録支援機関による届出」
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