Izin apa yang diperlukan untuk menjadi organisasi pengawas?

Apa itu organisasi pengawas?

Organisasi pengawas adalah organisasi nirlaba yang menerima trainee praktek kerja asing di Jepang dan mengelola pekerjaan mereka.
Per 2022 Agustus 8, 8 grup beroperasi.
Untuk menjalankan usaha diperlukan izin dari menteri yang berwenang sebagai lembaga pengawas, sehingga hanya lembaga yang telah lolos seleksi ketat yang dapat beroperasi.

Selain itu, organisasi pengawas secara garis besar dibagi menjadi dua jenis:

Bisnis pengawasan yang ditentukan: Dapat mensupervisi pelatihan praktek No.1 dan No.2
Bisnis pengawasan umum: Mampu mengawasi pelatihan No.1, No.2, dan No.3

Setiap kelompok dimulai dengan kelompok tertentu.
Setelah organisasi pengawas telah mengumpulkan rekam jejak selama bertahun-tahun dan diakui memenuhi standar yang sangat baik, organisasi tersebut akan menerima izin untuk bisnis pengawasan umum.

Harap diingat bahwa mudah untuk salah memahami bahwa umum lebih baik daripada spesifik.
Dengan kata lain, dapat dikatakan bahwa organisasi pengawas umum mempunyai rekam jejak dan kredibilitas.

Selain itu, karena ada alasan diskualifikasi peninjauan izin organisasi pengawas, bahkan ketika organisasi pengawas menjadi organisasi pengawas, tetap diperiksa.

Persyaratan untuk menjadi organisasi pengawas

Untuk menjadi organisasi pengawas, Anda harus memenuhi persyaratan.
Kelima persyaratan tersebut adalah sebagai berikut:

● Jadilah perusahaan nirlaba
● Memiliki kemampuan menjalankan bisnis dengan benar.
● Memiliki landasan keuangan yang memungkinkan pengelolaan usaha dapat dilaksanakan secara sehat.
● Mematuhi langkah-langkah untuk mengelola informasi pribadi dengan benar.
● Penerapan petugas eksternal atau langkah-langkah audit eksternal

Sebagai organisasi nirlaba, wajar jika kami tidak bertujuan mencari keuntungan.
Empat syarat lainnya merupakan semua hal yang harus diperhatikan dalam menjalankan usaha.

Organisasi pengawas yang membawahi peserta magang teknis juga merupakan organisasi yang mengawasi informasi pribadi. Hal ini diamati dengan jelas.
Jika Anda memenuhi persyaratan ini, ajukan izin dari menteri yang kompeten.

Dokumen yang diperlukan untuk mengawasi aplikasi izin organisasi

Untuk menjadi organisasi pengawas, Anda harus melamar ke menteri yang kompeten.
Lamaran harus diajukan ke kantor pusat Organisasi Pelatihan Magang Teknis (tercantum di bawah).

〒108-0022
LOOP-XLantai 3, 9-15-3 Kaigan, Minato-ku, Tokyo
Divisi Pemeriksaan Departemen Pelatihan Magang Teknis Kantor Pusat Organisasi Pelatihan Magang Asing
Telepon: 03-6712-1023

Saat ini, penting untuk dicatat bahwa meskipun Anda berencana mendirikan perusahaan di Hokkaido atau Okinawa, tujuan lamarannya adalahHanya markas besarItulah intinya

Ada sekitar 40 jenis dokumen yang dibutuhkan saat melamar.
Selain itu, hal-hal berikut harus diperhatikan sehubungan dengan dokumen tersebut:

● Satu asli dan satu duplikat (salinan) dari formulir aplikasi dan dokumen terlampir diperlukan.
● Mencetak di satu sisi kertas A4 pada prinsipnya (kedua sisi tidak memungkinkan)
Jika ada ketidaklengkapan maka perlu membawa (surat) berkali-kali.

Hanya dengan melihatnya, Anda dapat melihat bahwa ini sedikit merepotkan.
Berdasarkan hal di atas, kumpulkan dokumen-dokumen berikut.

Formulir permohonan izin organisasi pengawas
Rencana bisnis pengawasan
Ringkasan pelamar
Daftar anggota asosiasi, anggota, dll.
Sertifikat masuk
Salinan akta pendirian atau akta sumbangan
Salinan izin berdasarkan Pasal 34, Ayat 1 Undang-Undang Keamanan Kerja Pelaut
Salinan neraca dua tahun anggaran terakhir
Salinan laporan pendapatan dan pengeluaran untuk dua tahun kerja terakhir
Fotokopi SPT PPh Badan dua tahun pajak terakhir
Surat Keterangan Setoran Pajak Badan dua tahun pajak terakhir
Dokumen yang menunjukkan jumlah uang tunai/setoran, seperti salinan buku bank
Sertifikat pendaftaran real estate yang berkaitan dengan gedung kantor pengelola
Salinan kontrak sewa real estat dari kantor manajemen
Denah gedung/Denah kantor pengelola
Foto gedung dan kantor manajemen
Salinan peraturan mengenai pengelolaan informasi pribadi yang benar
Diagram sistem organisasi organisasi pengawas
Salinan peraturan yang berkaitan dengan jalannya usaha organisasi pengawas
Sumpah tertulis dari pemohon
Copy kartu penduduk petugas
resume eksekutif
Salinan catatan residen pengawas
Fotokopi kartu asuransi seperti asuransi kesehatan
Resume supervisor
Salinan sertifikat kehadiran pada kursus pelatihan pengawas manajemen
Formulir persetujuan pengangkatan dan sumpah tertulis dari pengurus
Ringkasan auditor eksternal
Salinan sertifikat kehadiran auditor eksternal dan pejabat eksternal yang ditunjuk
Formulir persetujuan dan sumpah penunjukan auditor eksternal
Formulir persetujuan pengangkatan dan sumpah tertulis dari pejabat eksternal yang ditunjuk
Sekilas tentang organisasi pengirim asing
Salinan sertifikat yang dikeluarkan oleh organisasi pengirim bersertifikat pemerintah asing
Salinan kontrak antara organisasi pengawas dan organisasi pengirim asing mengenai mediasi permohonan pelatihan magang teknis yang dikelola kelompok
Dokumen yang menyatakan bahwa organisasi pengirim telah terdaftar di negara asing (*)
Dokumen yang memperjelas peraturan perundang-undangan terkait program pemagangan teknis di negara pengirim (*)
Dokumen yang menunjukkan bahwa organisasi pengirim asing mempunyai kemampuan untuk menjalankan usaha secara hukum terkait pelatihan pemagang sesuai dengan peraturan perundang-undangan terkait sistem pelatihan pemagang di negara pengirim (*)
Sumpah tertulis dari organisasi pengirim asing (*)
Surat rekomendasi dari organisasi pengirim asing (*)
Laporan biaya yang dipungut oleh organisasi pengirim asing (*)
Resume instruktur pembuatan rencana pelatihan magang teknis (*)

*Jika organisasi pengirim asing merupakan organisasi pengirim yang disertifikasi oleh pemerintah asing, tidak perlu mengajukannya.
mengacu pada:Dokumen dan daftar yang harus diserahkan mengenai permohonan perpanjangan masa berlaku izin Organisasi Pembina Organisasi Pelatihan Magang Asing

Saya membutuhkan begitu banyak dokumen.
Harap dicatat bahwa jika ada kekurangan, peninjauan akan tertunda karena Anda harus mendapatkan dokumen lagi.

Penyaringan ketat oleh Organisasi Pelatihan Teknis Magang Asing

Permohonan organisasi pengawas tidak berakhir dengan penyerahan dokumen.

Dokumen yang diserahkan akan ditinjau oleh Organisasi Pelatihan Magang Jepang.
Dalam hal ini tidak hanya pemeriksaan konsistensi dokumen tetapi juga pengawasan dari organisasi pengawas.Kunjungi kantorAda kalanya Anda akan dikritik secara detail.
Kantor akan diperiksa secara detail, termasuk apakah bisnis tersebut dilengkapi dengan loker dengan kunci yang diperlukan untuk mengelola informasi pribadi.

Jika ada kekurangan dalam pemeriksaan atau pemeriksaan dokumen, izin tidak akan diberikan, sehingga tempat usaha juga harus dijaga dengan baik.

Tanggal berakhirnya izin organisasi pengawas

Sekali Anda mendapat izin dari organisasi pengawas, bukan berarti Anda bisa menggunakannya selamanya.Tanggal kedaluwarsasudah diatur.
Seperti disebutkan sebelumnya, ada dua jenis organisasi pengawas, masing-masing dengan tanggal kedaluwarsa yang berbeda.

-	① Pertama kali	② Pembaruan (dengan kemampuan dan rekam jejak yang luar biasa)	③ Pembaruan (selain ②)
Organisasi pengawasan khusus	3	5	3
Organisasi pengawasan umum	5	7	5

Mengingat setiap orang memulai dengan organisasi pengawas tertentu, maka masa berlakunya akan habis setelah tiga tahun.
Selain itu, meskipun Anda menjadi organisasi pengawas umum, Anda harus berhati-hati karena Anda mungkin akan dikenakan perintah perbaikan atau perintah penangguhan bisnis.

Auditor eksternal dari organisasi pengawas

Auditor eksternal organisasi pengawas adalah orang yang ditunjuk oleh organisasi pengawas untuk melakukan audit dari luar perusahaan untuk memastikan bahwa operasional seperti audit terhadap pelaksana pelatihan telah dilaksanakan dengan baik.
Auditor eksternal mempunyai persyaratan ketat dan harus:

Telah mengikuti kursus pelatihan dalam 3 tahun terakhir
Jangan termasuk dalam salah satu hal berikut ini
1. ① Pelaksana pelatihan praktis yang tunduk pada pengawasan pelatihan dan pejabat atau karyawannya saat ini dalam lima tahun terakhir.
2. ② Pejabat saat ini atau pegawai pelaksana pelatihan yang telah mengelola pelatihan dalam 5 tahun terakhir
3. ③ Pasangan atau saudara dalam derajat kedua ①②
4. ④ Anggota organisasi pengawas dan pejabat atau karyawan saat ini dalam lima tahun terakhir
5. ⑤ Pelaksana pelatihan selain yang berada di bawah payung atau petugas dan karyawannya
6. ⑥ Pejabat dan karyawan organisasi pengawas lainnya
7. ⑦ Pejabat atau karyawan organisasi pengirim asing yang bertindak sebagai perantara organisasi pengawas, atau yang telah menjabat dalam waktu lima tahun
Seseorang yang tidak termasuk dalam salah satu alasan untuk mendiskualifikasi izin organisasi pengawas.
Orang yang belum pernah melakukan kesalahan apa pun sehubungan dengan pelatihan magang teknis di masa lalu

Auditor eksternal harus melakukan hal-hal berikut setidaknya sekali setiap tiga bulan:

● Menerima laporan mengenai status pelaksanaan bisnis seperti audit dari pejabat dan manajer yang bertanggung jawab
● Memeriksa peralatan dan memeriksa buku dan dokumen di setiap kantor organisasi pengawas
● Buat dokumen yang menjelaskan dua hasil di atas dan kirimkan ke organisasi pengawas

Selain itu, Anda harus mendampingi organisasi pengawas untuk memeriksa setiap lokasi usaha minimal setahun sekali, dan menyiapkan serta menyerahkan dokumen berisi hasilnya kepada organisasi pengawas.

Tindakan disipliner terhadap organisasi pengawas

Tujuan dari organisasi pengawas adalah untuk mengawasi trainee praktek kerja, jadi jika mereka gagal melakukannya, mereka tentu akan dihukum.
Ini adalah disposisi bisnis di bawah Undang-Undang Pelatihan Teknis Magang.

Menteri Kehakiman dan Menteri Kesehatan, Ketenagakerjaan dan Kesejahteraan, yang merupakan menteri yang berwenang, bertanggung jawab mengumpulkan laporan, memerintahkan penyerahan atau presentasi buku dan dokumen, memerintahkan mereka untuk hadir, mengajukan pertanyaan, atau Kuasa untuk melakukan- inspeksi lokasi diizinkan.
Inspeksi di tempat yang dilakukan oleh menteri yang berwenang akan dikenakan hukuman berat, dan jika Anda menolak untuk menyetujui laporan tersebut atau memberikan jawaban yang salah, rencana pelatihan magang teknis akan dibatalkan.Pembatalan sertifikasiTidak hanya ada kemungkinanPenalti(Anda akan dikenakan hukuman penjara hingga 6 bulan atau denda hingga 30 yen).

Lebih jauh lagi, bahkan dalam kasus inspeksi di tempat yang dilakukan oleh Organisasi Pelatihan Magang Teknis Jepang, tindakan disipliner seperti pencabutan sertifikasi rencana pelatihan magang hanya dapat dilakukan dalam kasus tertentu seperti jawaban yang salah.
Dalam hal ini, saya ingin mengingatkan Anda bahwa Anda tidak boleh hanya memperbaiki poin-poin yang disebutkan.
Itu hanya akan dikenali ketika perbaikan dilakukan, termasuk akar penyebabnya.

Hukuman yang paling berat bagi organisasi pengawas adalah pencabutan sertifikasi.
Setelah sertifikasi dicabut, faktanyaNama perusahaan diumumkanSelain itu,Rencana pelatihan magang teknis baru tidak akan disertifikasi selama 5 tahun..

Kursus diperlukan saat mengajukan izin

Program Pelatihan Magang Teknis Asing menetapkan bahwa peserta pelatihan harus mengikuti kursus pelatihan.
Oleh karena itu, para manajer, pejabat eksternal/auditor eksternal yang ditunjuk, dan manajer pelatihan magang teknis dari organisasi pengawas harus mengikuti kursus pelatihan setiap tiga tahun sekali.
Kursus ini akan dilaksanakan dalam jangka waktu kursus yang ditentukan dan diumumkan oleh menteri yang berwenang.
Yang perlu diingat adalah jika karyawan non-target mengikuti pelatihan setiap tiga tahun sekali, organisasi tersebut akan dinilai sebagai organisasi pengawas yang sangat baik.

Kursus akan bervariasi tergantung pada posisi orang yang mengambilnya, tetapi pada dasarnya memakan waktu sekitar 6 hingga 7 jam.
Isi kursus adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan pelatihan teknis.

・Bertindak mengenai pelaksanaan pelatihan kerja praktek yang tepat dan perlindungan peserta magang teknis
・Undang-undang Pengendalian Imigrasi dan Pengakuan Pengungsi
・Hukum dan peraturan terkait ketenagakerjaan
・Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melaksanakan tugas sebagai organisasi pengawas
・Kepatuhan terhadap Undang-undang Pelatihan Teknis Magang dan promosi panduan rekrutmen yang adil bagi orang yang menangani informasi pribadi
・Bagaimana pelaksanaan pelatihan praktek kerja
・Pencegahan kecelakaan kerja ・Respon terhadap kecelakaan kerja
・Bagaimana cara menangani peserta magang teknis, dll.

Konten akan sedikit berbeda tergantung pada posisi siswa.
Juga, pastikan untuk mengambil tes pemahaman di akhir.
Tes pemahaman ini ada nilai kelulusannya, dan bagi yang gagal akan diminta mengikuti tes ulang pada hari yang sama.
Harap dicatat bahwa jika Anda gagal dalam tes ulang, Anda tidak akan diberikan sertifikat kehadiran.

Penting untuk secara langsung mendukung trainee praktek kerja asing dengan mengikuti kursus dengan benar.

Jika Anda memiliki pertanyaan tentang organisasi pengawas, silakan hubungi Climb.
Jangan ragu untuk menghubungi kami melalui telepon atau formulir pertanyaan!

Klik disini untuk konsultasi dan pertanyaan