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初めての外国人採用!雇用手続き・必要書類ガイド

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雇用したい外国人がすでに国内に住んでいる場合(入社前)

外国人を雇用するにあたって、採用側の企業がしなければならない手続きがいくつかあります。
日本人か永住者や定住者、日本人の配偶者等と言った就労制限の無い在留資格を取得している方ならば問題ありませんが、そうでない場合は意識しておかなければならないポイントが複数存在します。

● ビザ(在留資格)の種類をチェック
● 職務内容がビザで認められている活動内容かをチェック
● 在留資格の変更が必要なケース
● アルバイトで雇用する場合は稼働時間に注意
● 他社からの転職の場合は「就労資格証明書」を取得

以上の項目は特に重要なポイントとなってくるでしょう。
それぞれどういったものか詳しく見てみます。

▼ビザ(在留資格)の種類をチェック

まずビザ(在留資格)の種類をチェックしましょう。
雇用する外国人が日本で合法的に就労を許されているのかを確認します。
ビザ(在留資格)の確認方法は以下で行ってください。

● 在留カード
● パスポートに押印されている上陸許可認印
● 就労資格証明書
● 資格外活動許可証

以上4つのどれかならわかるでしょう。
入社後に確認すると問題が起こった場合に手間がかかるので、入社前にチェックすることをオススメします。

▼就業内容がビザで認められている活動内容かチェック

就業内容がビザ(在留資格)で認められている活動内容かもチェックしましょう。
外国人の方は、2018年4月より日本で一定期間以上滞在する場合に、以下のいずれかを取得する必要があります。

● 23種類以上の在留資格
● 4種類の身分系在留資格

合計27種類の在留資格がありますが、採用側は採用ポジションがこの在留資格の中に含まれている仕事内容かを確認しなければいけません。

▼在留資格の変更が必要なケース

採用後に在留資格以外の業務を任せなければいけなくなったなどの場合、在留資格の変更が必要となります。
主なケースとしては、以下の2つが代表例でしょう。

● 在留資格「留学」を持っている新卒の外国人を雇用する
● 外国人が現在持っている在留資格で許されている職務内容以外の職務で雇用する

これらのケースの場合、在留資格の変更手続きをしなければなりません。
在留資格変更許可申請を行って許可を得れば、雇用できます。

詳しくは「在留資格の変更,在留期間の更新許可のガイドライン」(出入国在留管理庁)をご覧ください。

▼アルバイトで雇用する場合は稼働時間に注意

外国人をアルバイトとして雇用する場合、稼働時間に注意しましょう。
中でも難しいのが、以下の2パターンにわかれる点です。

● 時間制限のないビザ(在留資格)
● 許可を得ればアルバイトとして働けるが、時間制限があるビザ(在留資格)

この2つで稼働時間に気をつけなければいけないのが後者であることはおわかりかと思います。
稼働時間が設けられているのは、以下の3つのビザ(在留資格)です。

● 文化活動
● 留学
● 家族滞在

これらの場合、資格外活動の許可を得ていれば、週28時間以内で本来の活動目的を阻害しない範囲でのアルバイトが認められています。
また留学の場合、夏休みなどの学則で決まっている長期休業期間に限っては時間が1日8時間、週40時間まで延びたりもします。
注意しましょう。

▼他社からの転職の場合は「就労資格証明書」を取得

他社からの転職の場合は、就労資格証明書を取得しましょう。
せっかく外国人の方を雇用したのに、転職して数ヶ月後に更新不許可となり働けなくなったというような状況を防ぐためです。
前職と同じ業務内容であったとしても、機械的にビザ(在留資格)がそのまま認められるわけではありません。
そのため新たな職場で就労資格証明書の交付申請をすることで、雇用する前に就労する資格があるかを確認します。
就労資格証明書は許可証ではないためビザ(在留資格)更新時に必ず更新ができるとは限りませんが、事前確認のためにも取得しておくことをオススメします。

雇用した外国人を海外から呼び寄せる場合(入社後)

雇用した外国人を海外から呼び寄せる場合、どのような手続きが必要なのでしょうか。
国内にいる外国人とは違う点が多いため、注意しなければならないポイントがいくつかあります。

● 職務内容に該当するビザ(在留資格)の種類を確認
● ビザ申請(在留資格認定証明書の取得)手続きの流れ
● ビザ申請に必要な手続き・書類
● ビザ申請以外に必要な手続き・サポート

今回は以上の4つに焦点を当てて解説します。

▼職務内容に該当するビザ(在留資格)の種類を確認

職務内容に該当するビザ(在留資格)の種類を確認しましょう。

在留資格は原則、大学卒(若しくは短大卒)業者か関連する業種での職務経験が一定年数以上ないと許可が下りない可能性があります。
そのため取得可能かどうかを事前に確認すると良いでしょう。

大きな点としては国内にいる外国人を雇用する時とほとんど変わりません。

● 入社後に従事させる職務内容が就労系のビザ(在留資格)の範囲内の職務である
● 外国人本人の学歴や職務が申請に必要な要件を満たしている
● 同様の業務に従事する日本人社員に支払う給与額と同等以上の給与を支払っている

以上の3点は必須項目です。
この内、給与以外の項目を外国人に確認し、適切なビザ(在留資格)を申請しましょう。

▼ビザ申請(在留資格認定証明書の取得)手続きの流れ

在留資格認定証明書を取得するための手続きがどういった流れで行えばいいのでしょうか。
申請は以下の手続きで行うのが良いでしょう。

Step1.出入国在留管理局で事前相談をする
Step2.申請書や採用理由書類を作成・収集する
Step3.採用する企業の担当者が申請書へ署名する
Step4.出入国在留管理局へ「在留資格認定書交付申請」を行う

申請後およそ1〜3ヵ月で在留資格認定証明書が交付されます。
まず出入国在留管理局で、採用する外国人がどのような在留資格になるのかを教えてもらうところから始めましょう。

▼ビザ申請に必要な手続き・書類

ビザ申請に必要な手続き・書類にはどのようなものがあるのでしょうか。
申請する際は以下の書類をまず集めるようにしてください。

・雇用契約書
・全部事項証明書(企業謄本)
・決算報告書のコピー
・会社案内などのパンフレットなど
・社内の写真(任意)
・雇用理由書(任意)
・採用者の卒業証明書または卒業見込み書
・パスポート
・日本語検定の合格証明書(任意)
・無犯罪証明書(任意)

以上のものがあれば申請は可能です。
これらの書類を集めた後、地方入国管理局で申請しましょう。

▼ビザ申請以外に必要な手続き・サポート

外国人を雇用するにあたって必要なのは、何もビザ(在留資格)関係だけではありません。
日本人の従業員と同じように、雇用保険や社会保険、住民税といった手続きも必要となります。
これらの申請については日本人と同様の進め方でOKです。
銀行口座の開設も同様に進めてもらって問題ありません。

ただ、注意点として外国人の申請となるため、日本人と比べると手続きが完了するまで時間がかかる可能性があります。
入社日に間に合うように余裕を持って準備を進めておくことが大切です。

外国人の入社後に必要な手続き・サポート

外国人が入社した後に必要な手続き・サポートはどのようなものがあるのでしょうか。
日本人と同じく様々な手続きが必要となりますが、今回は以下の3つに焦点を当てて解説します。

● 雇用保険への加入
● ハローワークへ「外国人雇用状況届出書」の届出
● 社会保険への加入

それぞれ詳しく見てみましょう。

▼雇用保険への加入

外国人を雇用する際に忘れずに行っておきたいのが、雇用保険への加入です。
結論から先に言えば、雇用保険の手続きは日本人とほぼ同じとなっています。
そのため外国人の雇用と離職の際に、雇用保険の届出を行っているハローワークで手続きをするだけでOKです。
ただ、異なる点として以下の2つをハローワークへ一緒に持っていきましょう。
● 外国人雇用状況の届出
● 在留カード番号の届出

この際、「永住者」や「日本人の配偶者等」であっても届出は必要なため、注意してくださいね。
上記2点が必要ないのは帰化した外国人か日本人だけです。

▼ハローワークへ「外国人雇用状況届出書」の提出

ハローワークへ雇用保険の提出を行う時に、「外国人雇用状況届出書」も提出しましょう。
これは読んで字の通り、外国人を雇用したり、雇用した外国人が離職したりした時に雇っていた事業主が厚生労働大臣に届けるものです。
外国人雇用状況届出書に基づいて、外国人が定期的に雇用されるように助言や指導、再就職支援などが行われています。
他にもどの国の外国人がどれくらい雇用されているのかといった情報にもなっているため、非常に重要です。
そのため外国人を雇用する事業主には雇用対策法第28条において提出が義務づけられています。
提出を怠ったり虚偽の報告をしたりした場合は、30万円以下の罰金が処せられるため必ず提出しましょう。

▼社会保険への加入

外国人を雇用した場合、社会保険への加入手続きも必要です。
社会保険には国籍要件がなく日本人と同じ仕組みが適用されるため、例え外国人であったとしても社会保険へ加入しなければなりません。
社会保険には健康保険や介護保険など様々なものがありますが、健康保険だけといった加入はできません。
原則全てに加入する手続きを行う必要があります。
提出期限も5日〜10日以内と短く設定されているため、迅速に行いましょう。

また注意点として、母国の社会保障制度と日本で二重に負担しなければならないケースが存在します。
その場合、日本と各国間の間で社会保障協定が結ばれている可能性もあるため、念のため日本年金機構のホームページで確認しておくことをオススメします。

まとめ

外国人を雇用する際、入社の前後にしなければならないことは多いです。
入社前にはビザの確認やその稼働時間について。
入社後には雇用保険や社会保険への加入はもちろん、外国人雇用状況届出書の提出も義務付けられています。
海外から呼び寄せて雇用する際は更にビザの手続きも必要となります。

外国人を雇用する際は日本人と比べて求められる書類や届出が多いため、念入りに準備した上で雇用するようにしましょう。


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