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外国人雇用特有の手続きに注意!企業が外国人を採用するために必要な手続きとは?

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企業が国内国外にいる外国人を採用するにあたっては、社会保険の加入や給与の計算等の点では日本人と同様の手続きをするので、さほど難しいことはないのですが、日本人を雇用する場合には無い、ビザ(在留資格)の取得や更新が必要なため、その手続きをしなければなりません。
このビザの手続きを企業側で適切にできないと、採用した外国人に予定通りの日付から就業を開始してもらうことができなかったり、最悪の場合には企業が不法就労にかかわってしまう可能性も生じます
本稿では、外国人が企業に就業する際のビザの種類として、最も一般的な「技術・人文知識・国際業務」というビザを念頭において解説していきます。

1.国内の外国人を雇用する場合の手続き

企業などが外国人採用をする際に最も注意しなければならない点は、就労することが認められていない外国人を雇用し、働かせる等して、不法就労助長罪の罰則を受けることを避けることです。 もしも、本来なら採用できない外国人を雇用して不法就労助長罪が成立すると、3年以上の懲役又は300万円以下の罰金が科せられます(両方が科せられる可能性もあります)。

▼ 正社員として雇用する場合

<Step1> ビザの変更又は更新が可能かどうかの調査

採用したい外国人が「技術・人文知識・国際業務」の変更又は更新を許可されるためには、企業での担当業務の内容がビザ申請をする外国人の学歴や職歴と関連していることが必要です。 面接時等に大学や専門学校の卒業証書、成績証明書等を見せてもらい、その外国人の専攻や履修内容を確認し、それがその企業で担当してほしい業務内容と関連しているかどうかを調査します。 また、採用したい外国人が持っている「在留カード」を確認し、在留期限が切れていないか、今どのような在留資格(ビザ)で日本に住んでいるのかの確認も企業側で行います。 もしもこの際に、外国人の今の在留資格が「永住者」、「永住者の配偶者等」、「日本人の配偶者等」、「定住者」という就労制限の無いビザである場合には、ビザの変更は必要ありません。

<Step2> 内定後、労働条件通知書又は雇用契約書を作成

外国人の学歴・専攻が業務内容と関連しており、ビザの取得が可能そうであると判断されたら、採用する外国人のための労働条件通知書又は雇用契約書を作成します。

<Step3> 就労ビザの変更又は更新の申請をする

外国人の住所地又は企業の住所地を管轄する出入国在留管理局に対し、企業側でビザの申請をします。

変更、転職後の更新申請の場合に原則として企業が用意する書類(カテゴリー3の場合)
  • ・前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の写し(電子申告の場合には、メール送信部分も)
  • ・登記事項証明書
  • ・直近年度の決算文書
  • ・労働条件通知書又は雇用契約書
  • ・採用理由書(外国人の業務内容と学歴・専攻、当該外国人を雇用した理由等を記載したもの)

なお、4月入社予定の留学生から就労ビザへの変更申請の時期につき、前年の12月1日から申請が可能です。
また、転職後のビザ更新をしたいが、現在持っているビザの在留期限が3か月以上残っているという場合には、まだビザの更新申請ができません。 この点、将来のビザの更新が許可されるかどうかに不安がある場合には、就労資格証明書交付申請をすることをお薦めします。 この申請は転職後の企業で行う業務内容が就労ビザの内容に該当するかどうかの判断を入管でしてもらうものであり、適切な就労資格証明書を交付されたら、次回のビザ更新は原則として許可されますので安心です。 もし、この「就労資格証明書」なしで在留期限の残りわずかな外国人を雇ってしまうと、すぐにやってくる更新手続きで「不許可」となってしまった場合、その外国人を雇い続けることが難しくなります。 採用には手間も時間もコストもかかりますので、採用した外国人がすぐに辞めなければならない事態は、企業の採用担当者としても避けなければならないでしょう。 就労資格証明書交付申請の場合の企業が用意する書類も、基本的に上記と同様です。

<Step4> 入管におけるビザ申請の審査の結果を待つ

就労ビザの審査には、通常は1か月~3か月程の時間がかかります。そのため、就業開始日から審査に必要な期間を逆算してビザ申請の準備をし、申請をすることが望まれます。

<Step5> 就労ビザの許可を得られたら、雇用を開始する

社会保険の加入や給与の計算方法は日本人と同様です。
外国人を採用する場合には以下の点で注意が必要です。

① ハローワークへの届出をする
外国人が雇用保険に加入する場合、雇用保険被保険者資格取得届を出すことでこの届出を兼ねることができます。
② 外国人に就業規則の写しを渡す
雇用後の就業上のトラブルを避けるために、就業規則の写しを渡し、受領のサインをもらっておくことをお薦めします。
③ 外国人の担当業務に注意する
「技術・人文知識・国際業務」ビザを持つ外国人には、その担当業務に制限があります。ビザ申請の際に書類に記載した業務以外を行わせることは原則としてできませんし、単純作業にも従事できません。もしも「技術・人文知識・国際業務」ビザを持つ外国人に入管で認められている業務以外の仕事を担当させた企業には、不法就労助長罪が成立し罰則が科されることもあります。企業の採用担当として不法就労助長罪は絶対に避けたいところです。
④ 外国人のビザ更新時期の管理をする
在留カードに書かれている在留期限の3か月前から更新申請ができます。在留期限までに申請をしていれば、その期限を過ぎても就業することはできます。しかし、申請をしないまま在留期限を過ぎてしまい、就業させ続けてしまうと企業は不法就労助長罪に問われる可能性があります。

▼ アルバイトとして雇用する場合

外国人をアルバイトとして雇用する場合には、アルバイトを希望する外国人の在留カードを見て、アルバイト可能かどうか確認することが最も大切です。

<Step1> 在留カード・パスポートの確認

まず、就労ビザを持っている外国人は原則として飲食店やコンビニ、工場等における単純労働をするアルバイトはできません。 このようなアルバイトができるのは、「留学」ビザや「家族滞在」ビザを持ち、かつ、資格外活動許可を得ている外国人や、「永住者」、「永住者の配偶者等」、「日本人の配偶者等」、「定住者」という就労制限の無いビザを持つ外国人です。 このようなビザを外国人が持っているかどうかを、在留カードを見て確認します。採用したい外国人に「在留カードを見せてください」と伝え、見せてもらいましょう。 資格外活動許可については、在留カード裏面やパスポートにスタンプが押されています。

<Step2> ハローワークへの届出をする

外国人を採用して雇用保険に加入させる場合、雇用保険被保険者資格取得届を出すことでこの届出を兼ねることができます。

<Step3> 資格外活動許可を得ている外国人をアルバイトとして雇用する場合には、週に28時間までしか就業させないように注意する

資格外活動許可は、現在有している「留学」ビザや「家族滞在」ビザの本来の活動を阻害しない範囲で認められているものであり、原則として週に28時間までしかアルバイトができません。

2.国外の外国人を雇用する手続き

国外にいる外国人を正社員として採用し、日本で勤務してもらうための手続きの流れは基本的に国内にいる外国人のそれと同様ですが、異なる部分もあります。
申請の種類としては「在留資格認定証明書交付申請」となり、申請先の入管も企業の住所地を管轄する入管になります。
国内の場合と似ている部分もありますが、ビザ取得までの具体的な流れについてご説明します。

<Step1> ビザの認定が許可されるかどうかの調査

「技術・人文知識・国際業務」の在留資格認定証明書が交付されるためには、企業での担当業務の内容がビザ申請をする外国人の学歴や職歴と関連していることが必要です。 面接時等に大学や専門学校の卒業証書、成績証明書等を見せてもらい、その外国人の専攻や履修内容を確認し、それが担当してほしい業務内容と関連しているかどうかを調査します。

<Step2> 内定後、労働条件通知書又は雇用契約書を作成

採用したい外国人の学歴・専攻が業務内容と関連しており、ビザの取得が可能そうであると判断されたら、労働条件通知書又は雇用契約書を作成します。

<Step3> 在留資格認定証明書交付申請をする

企業の住所地を管轄する出入国在留管理局に対し、ビザの申請をします。

「技術・人文知識・国際業務」ビザの在留資格認定証明書交付申請時に企業が用意する書類(カテゴリー3の場合)
  • ・前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の写し(電子申告の場合には、メール送信部分も)
  • ・登記事項証明書
  • ・直近年度の決算文書
  • ・労働条件通知書又は雇用契約書
  • ・採用理由書(外国人の業務内容と学歴・専攻、当該外国人を雇用した理由等を記載したもの)

<Step4> 入管におけるビザ申請の審査の結果を待つ

就労ビザの審査には、通常は1か月~3か月程の時間がかかります。そのため、就業開始日に合わせてビザ申請の準備をし、申請をすることが望まれます。

<Step5> 査証発給の手続きをする

入管から交付された在留資格認定証明書の原本を本国にいる外国人本人に送り、本国の日本大使館において査証発給の手続きをします。査証が発給されたら、来日します。

<Step6> 採用予定の外国人が来日後、雇用を開始する

社会保険の加入や給与の計算方法は日本人と同様です。
外国人の場合には以下の点で注意が必要です。

① ハローワークへの届出をする
外国人が雇用保険に加入する場合、雇用保険被保険者資格取得届を出すことでこの届出を兼ねることができます。
② 外国人に就業規則の写しを渡す
雇用後の就業上のトラブルを避けるために、採用した外国人には就業規則の写しを渡し、受領のサインをもらっておくことをお薦めします。
③ 外国人の担当業務に注意する
「技術・人文知識・国際業務」ビザを持つ外国人には、その担当業務に制限があります。 ビザ申請の際に書類に記載した業務以外を行わせることは原則としてできませんし、単純作業にも従事できません。もしも「技術・人文知識・国際業務」ビザを持つ外国人に入管で認められている業務以外の仕事を担当させた場合の企業には、不法就労助長罪が成立し罰則が科されることもあります。
④ 外国人のビザ更新時期の管理をする
在留カードに書かれている在留期限の3か月前から更新申請ができます。 在留期限までに申請をしていれば、その期限を過ぎても就業することはできます。 しかし、申請をしないまま在留期限を過ぎてしまい、就業させ続けてしまうと企業は不法就労助長罪に問われる可能性がありますので、注意しましょう。

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■この記事を書いた人■
森山敬代表

森山 敬(もりやま たかし)
行政書士法人Climb代表。創業時から国際業務であるビザ申請・帰化申請に特化。外国人のビザ申請件数は年間約1,000件、豊富な経験とノウハウに自信があります。入管業務についての知見をもとに、顧問として企業に対する外国人雇用のアドバイザリー業務も担当。

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