このコラムでは、就労ビザを取得した外国人労働者に対して、やむを得ない事情で内定取り消しをする場合、会社はどう対処すればよいのか？という人事ご担当の方からの質問に、ビザ申請のプロがわかりやすくお答えします。
１．在留資格認定証明書が交付された後に企業が内定を取り消した場合の手続き
企業が外国人を雇用する場面として、外国に住んでいる外国人を採用し、就労ビザの申請をするということがあります。
この場合は、その外国人が日本で行う仕事内容等に合致した内容の在留資格認定証明書の交付申請を行います。
この申請の結果、許可がされたら「在留資格認定証明書」という書面がビザ申請をした代理人の元に届きます。
その後、この在留資格認定証明書を外国にいるビザ申請人である外国人本人に届け、その外国にある日本大使館、総領事館で査証（ビザ）発行の手続きを経て、在留資格認定証明書の発行日から3か月以内に日本に入国することになります。
※かつて新型コロナウイルスの影響により在留資格認定証明書の有効期間に特例（延長）が設けられていましたが、この取扱いは終了しています。2026年11月時点の有効期間は、原則どおり3か月です。
出典：出入国在留管理庁「新型コロナウイルス感染症に関する外国人の在留諸申請について 在留資格認定証明書交付申請の取扱い」（2026年11月3日確認）
しかし、企業や外国人の事情によっては、ビザの申請時点では内定を出していたが、許可をされて在留資格認定証明書が交付された後に内定取り消しをするということも有りうるかと思います。
この場合には、下記の書類をビザ申請先の管轄入管窓口に郵送又は持参する必要があります。
- ＜ビザ取得後に内定取り消しをする場合の必要書類＞
- ・在留資格認定証明書 原本
- ・申請番号、返納者の氏名・申請人との関係、返納理由を記載した理由書（様式任意。出入国在留管理庁が参考様式を公開しています）
２．在留資格認定証明書を海外にすでに発送してしまった場合
在留資格認定証明書が交付された後に内定を取り消したが、外国人が外国にある日本大使館、総領事館で既に査証（ビザ）発給の手続きをするため、在留資格認定証明書の原本を海外に郵送してしまい、在留資格認定証明書が手元にない場合もでてくるかと思います。
この場合には、下記の書類をビザ申請先の管轄入管窓口に郵送又は持参します。
- ＜管轄入管に提出が必要な書類＞
- ・在留資格認定証明書の写し（ある場合のみ）
- ・在留資格認定証明書の原本を返納することが困難である理由を記載した理由書（様式任意）
この手続きを怠ってしまうと、以後の同社におけるビザ申請（在留資格認定証明書交付申請、在留資格変更許可申請、在留期間更新許可申請）の際に審査上影響が及ぶ可能性があります。
３．在留資格認定証明書交付前の内定取り消し
では、在留資格認定証明書の交付申請後、在留資格認定証明書の交付前に内定を取り消した場合はどうでしょうか？
この場合には、申請取り下げの手続きを行い、下記の書類を申請先の管轄入管窓口に提出します。
- ＜申請取り下げ時の提出必要書類＞
- ・取り下げ書（様式任意）
- ・申請人のパスポートの写し
よくある質問
Q．返納しないまま置いておくと、在留資格認定証明書はいつまで有効ですか？
A．在留資格認定証明書の有効期間は3か月で、交付された日から3か月以内に上陸申請をしないと効力を失います。この有効期間は査証（ビザ）の有効期間とは別のものです。失効するとはいえ、出入国在留管理庁は入国を取りやめた場合には原本の返納を求めていますので、内定を取り消した時点で返納の手続きを進めることになります。（出典：出入国在留管理庁「出入国審査・在留審査Q&A」Q6、確認日：2026年11月5日）
Q．返納の手続きは、会社が行ってよいのですか？
A．在留資格認定証明書交付申請は、外国人を受け入れようとする機関の職員などの代理人が行うことができ、交付後の返納も、交付を受けた地方出入国在留管理官署に郵送または窓口で行います。返納のときは原本のほか、申請番号、返納者の氏名と申請人との関係、返納理由を記載した文書（任意様式）を提出します。同庁のサイトに参考様式が掲載されています。（出典：出入国在留管理庁「在留資格認定証明書交付申請」、確認日：2026年11月5日）
Q．在留資格認定証明書を電子メールで受け取った場合はどうなりますか？
A．2023年3月17日から、在留資格認定証明書を電子メールで受領することができるようになっています。出入国在留管理庁が案内している返納の手続きは紙の証明書を対象にしたもので、電子交付の場合の取扱いは明記されていません。内定を取り消したときは、交付を受けた地方出入国在留管理官署に対応を確認してください。（出典：出入国在留管理庁「在留資格認定証明書交付申請」、確認日：2026年11月5日）
就労ビザの要件・必要書類・申請の流れは、『就労ビザ申請一覧』で詳しく解説しています。
在留資格認定証明書交付申請の要件は「技術・人文知識・国際業務ビザとは」で解説しています。
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